Dijital dönüşüm uygulamalarından belki de en sık karşımıza çıkanı EBYS yani Elektronik Belge Yönetim Sistemi. İsmi bize ipucu verse de bu sistem hakkında dikkat edilmesi gereken pek çok detay var.
Gelin EBYS nedir, kimler kullanır, avantajları nelerdir birlikte öğrenelim.
EBYS Nedir?
EBYS her ne kadar kamu kurumları için pek de yeni olmasa da hala bu konuda bazı soru işaretleri var. O yüzden önce temel soruyla başlayalım: EBYS nedir?
EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), kurumların oluşturdukları her türlü dokümantasyonun elektronik ortamda oluşturulmasını, düzenlenmesini, yönetilmesini sağlayan sistemdir.
Geleneksel kağıt belge yönetimini dijitalleştirerek tüm süreci daha güvenli hale getirir ve verimlilik sağlar.
EBYS Ne İşe Yarar?
Kısaca EBYS, belgelerin dijital ortamda oluşturulmasını, düzenlenmesini, yönetilmesini sağlar. Üstelik tüm bu işlemlerin 7 gün 24 saat yapılmasına imkan tanır.
Kurumların belgelerle ilgili tüm süreçlerini dijitalleştirir ve kağıt ihtiyacını ortadan kaldırır. Bu, çevrenin korunması için de çok önemli bir sistemdir.
Ayrıca belgelerin elektronik ortamda düzenlenip arşivlenmesi, sürecin daha güvenli hale gelmesini sağlar. Üstelik fiziki işlemlere kıyasla iş yükünü de azaltır.
Ek olarak EBYS; belge gönderimi, onaylanması vb. süreçleri de hızlandırır.
EBYS ile Ne Yapılabilir?
EBYS ile belgelerle ilgili gerekli pek çok işlemi yapmanız mümkün. Başlıca işlemler ise şu şekilde sıralanabilir:
- Belge Oluşturma ve Düzenleme: Belgeleri dijital ortamda oluşturulabilir ve düzenleyebilirsiniz.
- Elektronik İmza ile Onaylama: Elektronik imza ile onaylama süreci hızlanır ve son derece güvenlidir.
- Belge İletme: Belgeler, kurum içi ya da kurum dışına güvenli bir şekilde ve tamamen dijital ortamda iletilebilir.
- Arşivleme: Belgeler dijital ortamda güvenle arşivlenebilir. Bu da kaybolma, hasar görme ihtimalini ortadan kaldırır.
- Kolay Erişim: Bir belgenin ne zaman lazım olacağını bilemeyiz. EBYS ile fiziki olarak dosya aramakla uğraşmazsınız. Birkaç tık ile arayarak istediğiniz dokümana hızlıca erişebilirsiniz.
- Kullanıcı Yetkilendirme: Kullanıcılara rol tanımlayarak yetki verebilirsiniz. Böylece belgelerin kimler tarafından görüntülenip düzenlenebileceğini belirleyebilirsiniz.
Anlaşılacağı gibi EBYS, sadece belgeleri dijitalleştirmez. Tüm sürecin daha kolay yönetilebilir, güvenli, hızlı ve etkili hale gelmesini sağlar.
EBYS’yi Kimler Kullanır?
EBYS dendiğinde öne çıkan, kamu kurumlarıdır. Özellikle e-Devlet gibi sistemlerle entegre olan kurumlar, devlet daireleri, üniversiteler EBYS kullanır.
Ancak zorunlu olmasa bile EBYS kullanan kuruluşların giderek artacağını öngörmek yanlış olmaz. İşleyişi hızlandırmak, verimlilik, güvenlik gibi onlarca faydası sayesinde pek çok kurum için etkili bir sistem olarak görülüyor.
Özetleyecek olursak genellikle EBYS kullanan kurumları şu şekilde sıralayabiliriz:
- Kamu kurumları
- Eğitim kurumları
- Sağlık kuruluşları
- Banka gibi finans kuruluşları
- Özel sektördeki özellikle büyük ölçekli firmalar
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Nasıl Çalışır?
Farklı kurumlarda farklı bir işleyiş olabilir. Örneğin kimi sistem için e-Devlet girişi gerektirebilirken kimisi içinse direkt kurumun web sitesindeki bir sayfadan giriş yapılabilir.
Böylece sisteme giriş yapıp belge oluşturma, iletme gibi işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Yapılacak işlemler, kullanıcıların yetkilendirilme biçimlerine göre değişiklik gösterir.
Belgelerin elektronik imza ile onaylanması için e-imza sürücü kurulumu yapılması gerekebilir. Gerekli kurulumdan sonra belgeler e-imza ile güvenli bir şekilde onaylanır.
Sistemde tüm işlemler elektronik ortamda gerçekleştiği için belgelerle ilgili tüm hareketler (zaman, isim, yapılan işlem gibi) kaydedilir. Ayrıca sistem üzerindeki belgelere daha sonra kolayca erişilebilir.
EBYS Kullanmanın İşletmelere Sağladığı Avantajlar
EBYS, kurumların tüm belgeleri dijital ortamda yönetmesini sağlayan bir sistem. Bu sistem kurumlara pek çok avantaj sağlıyor. İşte bazıları:
- Kağıt, yazıcı, kargo gibi maliyetleri düşürür.
- Tamamen dijital ortamda olduğu için belgelerin kaybolma, zarar görme riski ortadan kalkar.
- Dosya iletme, onaylama, arşivleme süreçlerini hızlandırarak kurumlara zaman kazandırır.
- Elektronik imza, kullanıcı yetkilendirme gibi özellikleri ile güvenliği artırır.
- Fiziki dosyalama/arşivleme gibi iş yüklerini ortadan kaldırır ve iş gücünden tasarruf sağlar.
- Geriye dönük olarak belgelere erişimi kolaylaştırır.
- Aynı belgeye birden farklı kişi farklı noktalardan erişebilir.
Sıkça Sorulan Sorular
EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), kurumların oluşturdukları her türlü belgenin; üretimini, arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlayan sistemdir.
EBYS standartları, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce belirlenen yönetmeliklere bağlıdır. EBYS devlet kurumları tarafından, ilgili rehberlerde belirlenen usul ve esaslara ve standartlara bağlı şekilde kullanır.
EBYS sisteminde evrak tebliği için izlemeniz gereken adımlar şunlar:
– Evraklar arasından tebliğ etmek istediğiniz ilgili dokümana tıklayın.
– Daha sonra “Evrak Önizleme” bölümünden “Tebliğ Et” butonuna tıklayın.
– Açılan bölüme tebliğ edilecek kişinin isim ve soy ismini yazın. (“Kullanıcı Listesi” bölümünden tüm personel, ilgili bir birimdeki personeller gibi kullanıcılar da seçilebilir.)
– Açılan sekmede ilgili kişinin ismi çıkacaktır. İsme tıklayın.
– Ardından “Tebliğ Et” butonuna tıkladığınızda evrak tebliğ edilmiş olur.
Kamu kurumları ve üniversitelere ek olarak; büyük ölçekli şirketler, eğitim kurumları, hukuk büroları gibi belge yoğunluğunun yüksek olduğu kuruluşlar EBYS ile süreçlerini hızlandırabilirler.
