Dijital dönüşüm uygulamaları, hem mükelleflerin belge oluşturma ve iletme süreçlerini hem de denetimleri hızlandırıyor ve kolaylaştırıyor. Bu uygulamalardan biri de e-defter.
e-Defter bazı mükellefler için zorunlu olsa da sağladığı avantajları ile zorunlu olmayan mükelleflerin de ilgisini çekiyor.
Bu yazımızda
- e-defter nedir?
- e-defter başvuru sorgulama
- e-defter geçiş hadleri
- e-defter gönderme süreleri gibi e-defter uygulamasıyla ilgili detaylara ve en güncel değişikliklere yer verdik.
Ek olarak, yazımızın sonunda e-defterle ilgili en çok merak edilen soruları yanıtladık. e-Defter uygulaması hakkında detaylı bilgi almak için okumaya devam edin.
e-Defter Nedir?
e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin (defter-i kebir) elektronik ortamda hazırlandığı ve tutulduğu bir uygulamadır.
Kısacası bu uygulama sayesinde matbu defter hazırlamak yerine elektronik versiyonlarını Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) iletebilirsiniz. Böylece defter düzenleme, gönderme gibi matbu işlemleri ortadan kaldırarak zaman kazanırsınız.
Bu sistem, daha hızlı ve güvenli kayıt tutmayı sağlar ve denetim süreçlerini kolaylaştırır.
e-Defter Kimler için Zorunludur?
e-Defter uygulamasına geçiş, belli bir ciro limitine ulaşan işletmeler için için zorunlu. 2024 e-defter geçiş hadleri şu şekilde:
- 2022 veya müteakip hesap dönemlerinde 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı olan mükelleflerin 1 Ocak 2024’e kadar e-deftere geçme zorunluluğu vardı.
- 2023 hesap dönemi brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler ise 1 Ocak 2025’e kadar e-defter uygulamasına geçiş yapmak zorunda.
e-Defter geçiş hadlerine ek olarak şunu unutmamak gerekir:
Diyelim e-faturaya geçiş zorunluluğu bulunan bir mükellefsiniz ve e-fatura geçtiniz. Bu durumda e-defter uygulamasına da geçmeniz gerekiyor. Yani e-fatura uygulamasına geçmek zorunda olan bazı mükellefler de dolaylı olarak e-deftere geçmek zorunda oluyor.
Detaylara buradaki duyurudan ulaşabilirsiniz.
Ayrıca, GİB tarafından yapılan incelemeler sonucunda riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu belirlenen mükellefler için sektör ve ciro vb. bakılmaksızın e-defter zorunluluğu getirilebilir.
Bu mükellefler için yazılı bildirim yaparak ve geçiş hazırlıkları için en az 3 ay sürerek e-belge ve e-defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmesi söz konusu.
Son olarak, e-defter uygulamasına gönüllü olarak da geçiş yapmak mümkün.
e-Defter Nasıl Tutulur?
e-Defter tutma süreci şu şekildedir:
- Muhasebeye dayanak olan işlemler, ilgili mevzuatta belirtilen yasal sürelerde kayıt edin.
- Oluşturulan muhasebe kayıtları, uyumlu yazılımlar aracılığıyla tebliğ ve kılavuzlarda belirtilen standartlarda ve XBRL formatında XML olarak elektronik deftere dönüştürülür.
- e-Defter uygulamasında oluşturulacak defterler yevmiye defteri ve büyük defterdir.
- Öncelikle yevmiye defterini, daha sonra yevmiye defteri üzerinden büyük defteri oluşturun. Yani yevmiye defteri ile büyük defterde yer alan mali kayıtlar birebir aynı olmalı.
- Oluşturulan XML dosyasını yani e-defteri; gerçek kişiler e-imza veya mali mühür, tüzel kişiler ise mali mühür ile imzalar.
e-Defterde Hangi Belgeler Yer Alır?
e-Defterde aşağıdaki belge türleri bulunur:
- Fatura
- Müşteri Sipariş Belgesi
- Satıcı Sipariş Belgesi
- Çek
- Senet
- Navlun
- Makbuz
- Diğer*
*Bu 7 belge tipinin dışında kalan muhasebe kaydına esas teşkil eden belgeler için “other” belge tipi seçilir. Bu belgenin ne olduğunun da açıklanması gerekir.
e- Belge Biz’de, İşini Yönetmek Sizde!
İşletmenizin ihtiyacı olan e-Arşiv, e-Fatura, e-İrsaliye gibi tüm e-dönüşüm araçlarına karmaşık ekranlarla uğraşmadan Bizim Hesap ile tek panelden erişebilirsiniz.
e-Deftere Geçme Şartları Nelerdir?
e-Defter uygulamasına geçişte zorunluluk halinde olmak için belirlenen ciro şartını karşılıyor olmak gerekir. 2024 yılı itibariyle bu sınır, 2023 hesap dönemi brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 3 milyon TL ve üzeridir.
Öte yandan bir de e-fatura nedeniyle dolaylı yoldan e-deftere geçiş yapanlar var. Bu mükellefler içinse şartlar/kriterler daha farklı olabilir.
e-Deftere Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-Defter uygulamasına başvurmaya karar verdiyseniz e-defter portaldan (edefter.gov.tr) bilgi alabilirsiniz. “e-Defter Uygulaması Başvuru Kılavuzu” kaynağından detayları öğrenebilirsiniz.
Mali mühür ya da e-imzası olmayan mükelleflerin öncelikle kendilerine uygun olan elektronik imza sertifikasını temin etmesi gerekir. Daha sonra:
- Tüzel kişiler, diğer kurum ve kuruluşlar ile tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar: Bu mükellefler edefter.gov.tr/basvuru adresindeki e-Defter Başvuru Formu ve Taahhütnamesini doldurmalılar. Ayrıca başvuruyu yapan kuruma ait mali mühür ile onaylanmalı.
- Gerçek kişiler: Gerçek kişiler, edefter.gov.tr/basvuru adresinde yer alan e-Defter Başvuru Formu ve Taahhütnamesini doldurur. Mali mühür veya e-imza ile onaylarlar.
e-Defter sistemine başvuruda bulunup e-defter tutmasına izin verilen mükellefler, başvuru tarihini takip eden ayın başından itibaren e-defter tutmaya başlar.
e-Defter başvuru sorgulaması için e-defter başvurusu sorgulama hizmetinden faydalanabilirsiniz. Sayfada belirtilen e-defter başvuru sorgulama sırasında dikkat edilecek noktaları göz önünde bulundurmalısınız.
e-Defter ve Vergi Usul Kanunu Uyumu
e-Defter oluştururken ilgili tebliğde belirtilmeyen konularda Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanununda yer alan hükümlere uyulması zorunludur.
e-Defter Onaylama ve Saklama Süreçleri
e-Defter onay süreci şu şekilde işler:
- Tebliğe ve formata uygun hazırlanan e-defterler e-imza/mali mühür ile onaylanır.
- Ardından e-defter beratı oluşturulur.
- GİB e-Defter Uygulaması ya da web servis ile e-defter beratı uygulamaya yüklenir.
- GİB, uygulamadan gelen e-defter beratını kendi mührü ile onaylar.
Bu onaylama sürecinden sonra mükellefin saklama süreci başlar.
e-Defterler ve berat dosyalarının kopyaları,
- gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-defter saklama hizmeti için teknik altyapı kriterlerini karşılayan ve izinli özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da
- Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 10 yıl saklanmalıdır.
e-Defterin Avantajları Nelerdir?
e-Defter uygulaması, mükelleflere pek çok avantaj sunuyor. İşte o avantajlardan bazıları:
- Kanunen işletmelerin defterlerini 10 yıl saklaması gerekir. Bu, arşivleme için belli bir yer ihtiyacını doğurur. Dijital olarak depolamak, yer tasarrufu sağlar.
- Belgerinizini arşivlerken güvenliğinden sorumlu olursunuz. e-Defter sistemi ile belgelerinizi elektronik ortamda güvenle saklayabilirsiniz.
- e-Defterler denetim kolaylığı sağlar.
- Matbu yerine elektronik belge oluşturmanız; kağıt, baskı, noter onayı gibi masrafları ortadan kaldırır.
- Kağıt tüketimi azaltarak çevreye karşı sorumlu hareket etmiş olursunuz.
- Belgelerin oluşturulması, onaylanması, iletilmesi ve hatta arşivlenmesi gibi tüm süreçler elektronik ortamda gerçekleştiği için verimlilik ve hız kazandırır. Böylece zamandan tasarruf edersiniz.
- Kağıt belge oluştururken bir hata yaptığınızda düzeltmesi zahmetli olabiliyor. Oysa e-defter uygulamasında hataları düzeltmek kolaylaşır.
- e-Defter sistemi çerçevesinde belgeleri uluslararası formatlara uygun şekilde oluşturmanız gerekir. Böylece belgeler, uluslararası sistemlerle uyumlu hale gelir.
2024 e-Defter Mevzuat Değişimi
21 Mayıs 2024 tarihinde yayımlanan tebliğ ile Elektronik Defter Genel Tebliğinde değişiklikler yapıldı. İşte 2024 yılında yapılan değişikliklerden bazıları:
Elektronik dosyaların oluşturma ve yükleme süreleri
e-Defter gönderme süreleri değişti ve 10 gün uzatıldı. e-Defter gönderme süreleri güncel hali:
e-Defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu
Son tebliğ ile 2024 yılında e-defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu ile ilgili değişiklikler şu şekilde:
- e-Defter uygulamasına dahil olduktan sonra veya dahil olmak zorundayken işi bırakıp daha sonra yeniden mükellefiyet tesis ettiren gerçek kişi mükellefler, bilanço esasına göre defter tutma yükümlülüğünün bulunması halinde, işe başladıkları tarih itibariyle e-defter uygulamasına geçmek zorundadır.
- e-Defter uygulamasına dahil olan veya dahil olmak zorunda olan bir gerçek kişi mükellefin ticaret şirketine dönüşmesi halinde, yeni kurulan ticaret şirketi de e-defter uygulamasına dahil olmak zorundadır. Uygulamaya dahil olma süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini takip eden ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.
- Haklarında iflas kararı verilen mükelleflerin e-defter hesapları, iflas idaresi/dairesinin talebine istinaden kapatılabilir. e-Defter hesapları kapatılan mükelleflerin defterleri kağıt ortamında tutulmaya devam edilir. İflas kararının kaldırılması halinde söz konusu mükellefler yeniden e-defter uygulamasına geçmek zorundadır. Bu durumda uygulamaya geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini takip eden ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.
- e-Defter uygulamasına dahil olmak zorunda olmasına rağmen uygulamaya dahil olmayan mükelleflerin e-defter hesapları, zorunluluğun başladığı tarih itibarıyla Başkanlık tarafından re’sen açılır ve durum mükellefe bildirilir. Bu bildirimin yapılmamış olması mükellefin e-defter uygulamasına dahil olma zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. Bu mükellefler, e-defter uygulamasına dâhil olmaları gereken tarihten itibaren kağıt ortamında defter tutamazlar, kağıt ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır.
Mücbir sebep bildirilmesi
e-Defter tutanlar, e-defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu 30 gün içinde Başkanlığa bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.
Eskiden bu süre 15 gündü.
e-Defter Mükellefi Ne Demek?
Mükellef kelimesi “yükümlü” anlamına gelir. Yani bir şeyi yapmakla yükümlü olan, yapma zorunluluğu bulunan kişileri ifade eder. Örneğin vergi mükellefleri, vergi ödemekle yükümlü olan kişilerdir.
e-Defter mükellefi de “e-defter uygulamasına geçmesi zorunlu olan kişiler” demektir.
e-Defter Ücreti Ne Kadar?
e-Defter uygulamasına geçiş yapan mükelleflerin herhangi bir ücret ödemesi gerekmez. Kullanıcılar, GİB e-Defter Uygulaması ya da web servis aracılığıyla hiçbir ücret ödemeden beratlarını iletebilirler.
Aksine kağıt, baskı, noter onayı gibi giderleri ortadan kaldırarak mükelleflere maliyet tasarrufu sağlar.
Sıkça Sorulan Sorular
1. e-Defter uygulaması nedir?
e-Defter, tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin elektronik ortamda hazırlandığı ve tutulduğu bir uygulamadır.
2. e-Defter ile ilgili hangi düzenlemeler yapıldı?
Mayıs 2024’ye yayımlanan tebliğ ile özellikle
- elektronik dosyalarının oluşturma ve yükleme süreleri,
- e-defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu,
- mücbir sebep nedeniyle zayi belge başvurusu için gereken süre gibi konularda değişiklikler yapıldı.
3. e-Defter nasıl hazırlanır?
Muhasebe kayıtları mevzuata uygun sürelerde kaydedilir. Bu kayıtlar kılavuzlarda belirtilen standartlarda ve XBRL formatında XML olarak elektronik deftere dönüştürülür.
Oluşturulan XML dosyasını yani e-defteri; gerçek kişiler e-imza veya mali mühür, tüzel kişiler ise mali mühür ile imzalar.
4. e-Defter saklama süresi nedir?
e-Defterler 10 yıl boyunca saklanmalıdır.
5. e-Defter verilmezse ne olur?
Zorunlu olduğu halde e-deftere geçiş yapmayan işletmelere usulsüzlük cezası uygulanır.
6. Kimler e-deftere geçmeli?
e-Deftere geçmesi zorunlu olan işletmeler dışında defter oluşturma, gönderme ve arşivleme gibi süreçleri elektronik ortama taşıyarak kolaylaştırmak ve masraflarını azaltmak isteyen her işletme, e-defter uygulamasına geçiş yapmalı.
7. e-Defter olan e-fatura olmak zorunda mı?
e-Defter mükellefi olmak için gereken “e-fatura mükellefi olma” ön koşulu kaldırılmıştır. Yani e-fatura kullanıcısı olmadan da e-defter kullanıcısı olabilirsiniz.
Ancak bu, e-fatura zorunluluğu olan mükellefler için geçerli değildir.
8. e-Defterden nasıl çıkılır?
Zorunluluk kapsamında olan mükelleflerin başvurularını iptal edilmez ve uygulamadan çıkmaları mümkün değildir.
Ancak gönüllü olarak e-defter uygulamasına geçen mükellefler iptal için Gelir İdaresi Başkanlığına durumu anlatan bir dilekçeyi göndererek iptal işlemini gerçekleştirebilirler.
9. e-Defter ödeme türü zorunlu mu?
Ödeme ya da tahsilat yapıldıysa ödeme türünü ifade edecek bilgi girişi (nakit, kredi kartı, çek vb.) yapılmalıdır.
10. e-Defter hangi yıl başladı?
13.12.2011 tarihinde 28141 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile e-defter uygulaması başladı.
11. e-Defter nasıl tasdik edilir?
Elektronik ortamda tutulan defterler için berat almanız ve onaylanması, tasdik hükmüne geçer.
12. e-Defter yüklememenin cezası nedir?
e-Defter yüklenmezse özel usulsüzlük cezası uygulanabilir.
13. e-Defter düzeltme verilir mi?
e-Defterlerde ya da beratlarda bir hata yapıldıysa GİB üzerinden düzeltme yapılmaz. O yüzden hatalı beratın silinip doğrusunun sisteme yüklenmesi gerekir.
14. e-Defterde yazar kasa fişleri nasıl işlenir?
Yazar kasa fişleri, e-defter uygulamasında belge tipi “other” olacak şekilde ve belge açıklamasına “yazar kasa fişi” yazılıp tarih ve numara yazılarak kayıt edilir.
15. e-Defter her yıl yenilenir mi?
e-Defter, işletme faaliyete devam ettiği sürece otomatik yenileniyor. Yalnızca Ocak ayında aylık mı yoksa 3 aylık mı gönderileceği konusunda seçim hakkı açılıyor.
