e-Dönüşüm sistemlerinden biri olan Defter Beyan Sistemi geleneksel yöntemlerin bilgisayar ortamına taşınmış halidir. Muhasebe uygulamalarından biri olan defter kaydının dijital dönüşümde elektronik ortamda tutulması anlamına gelir. Basit usul defter mükellefleri, serbest meslek sahipleri ve işletmelerin defterleri dijital ortamda düzenlemesini sağlar. “Defter Beyan Sistemi” sayesinde muhasebe defterleri elektronik ortamda tutulur ayrıca vergi beyannamesi ve dilekçeler verilebilir.
e-Defter olarak adlandırılan Defter Beyan Sistemi de Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na bağlıdır. Kanuna göre yevmiye ve büyük defter tutması gereken mükellefler elektronik ortamda aynı işlemleri dijital olarak yaparak arşivleyebilir. Yeni düzenleme ile denetimler fiziki defterler üzerinden değil, dijital kayıtlar üzerinden yapılır.
Bir işletme e-Defter uygulamasına geçtiği andan itibaren kayıtlarını elektronik ortamda tutmak zorundadır. Kayıtlar dijitalde değiştirilemediği için güvenilirlik oranı yükselir. Fiziki defterlerde meydana gelen hatalar ve sonradan yapılan düzenlemeler yerini güvenilir e-Defter uygulamasına bırakır.
Defter Beyan Sistemi Ne işe Yarar?
Defter Beyan Sistemi’nin amacı kayıtlı mükelleflerin evrak ve kağıt işleri ile uğraşmadan işlerini dijital ortamda kolay bir şekilde tamamlamasıdır. Geleneksel defter tutmanın yerini elektronik ortamda değiştirilemez, güvenilir ve kolay saklanan belgeleri bırakmasıdır. e-Defter ile şunlar yapılabilir:
- Vergi ve ticari işlemler düzenlenerek kayıt altına alınabilir.
- İlgili döneme ait vergi beyannameleri ve diğer bildirimler düzenlenip gönderilebilir.
- Sistem üzerinden serbest meslek makbuzu ve fatura kesimi yapılarak belge düzenlenebilir.
Defter Beyan Sistemi’ni kullanan mükelleflerin fatura, makbuz, beyanname gibi evrak işleri elektronik ortamda düzenlendiği için bürokrasi ile vakit kaybetmesi engellenir. Bu sayede kağıt, baskı ürünleri, kargo gibi maliyetler azaltılarak işletmelerin kaynakları korunur. Defter dijital ortamda hukuki bir şekilde düzenlendiği için tasdik edilmesi gerekmez. Bu sayede denetimler sistematik ve sorunsuz ilerler. e-Defter sisteminin en büyük özelliği ise kayıt dışı ekonomi ile mücadele etmenin etkili bir yolu olmasıdır.
Defter Beyan Sistemi’ndeki Beyanname ve Defterler
e-Defter uygulamasına geçiş yaptığınız zaman aşağıdaki defter türlerini elektronik ortamda tutabilir, beyannameleri gönderip onaylayabilirsiniz.
- Basit Usulde Katma Değer Vergisi Beyannamesi
- Basit Usulde Muhtasar Beyannamesi
- Basit Usulde Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi
- Basit Usulde Prim Hizmet Beyannamesi
- Serbest Meslek Damga Vergisi Beyannamesi
- Serbest Meslek Geçici Vergi Beyannamesi
- Serbest Meslek Katma Değer Vergisi
- Serbest Meslek Muhtasar Beyannamesi
- Serbest Meslek Prim Hizmet Beyannamesi
- Serbest Meslek Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi
- Ambar defteri
- Amortisman defteri
- Bitim işleri defteri
- Çiftçi işletme defteri
- Damga vergisi defteri
- Envanter defteri
- İşletme defteri
- Serbest meslek kazanç defteri
Defter Beyan Sistemi'ne Başvuru Öncesi Bilmeniz Gerekenler
e-Defter geçiş zorunluluğunuz varsa, sistemi kullanmaya başlayacağınız takvim yılından önceki ayın son gününe kadar başvuru yapabilirsiniz. Başvurular sistem üzerinden ya da bağlı olunan vergi dairesinden yapılabilir.
e-Defter`in zorunlu tutulduğu basit usule tabi mükellefseniz, şahsınız adına, meslek odası ve meslek mensupları aracılığıyla web sitesi üzerinden başvuru yapma imkanınız olur. Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi imzalanması aracı kullanarak başvuru için yeterlidir.
Başvuru yaparken güne dikkat etmelisiniz. İşe başlanan günü takip eden 7. gün mesai bitimine kadar başvuru yapılabilir. Pazartesi işe başlayan biri sonraki hafta pazartesi günü saat 23.59’a kadar başvurusunu tamamlamalıdır.
Defter Beyan Sistemine Giriş ve Başvuru Adımları
Defter Beyan Sistemi başvurusu online olarak basvuru.defterbeyan.gov.trweb sitesi üzerinden yapılabilir. Sisteme giriş için gereken şifre Vergi Dairesi`nden şahsen ya da aracılar ile alınabilir. “İnternet Vergi Dairesi Kullanıcı Kodu” ve “İnternet Vergi Dairesi Şifresi” ile sisteme giriş yaptıktan sonra sırasıyla şu adımlar takip edilir:
- Ana sayfanın en üstünde sağ tarafta “Başvuru” butonu yer alır. Tıklarsanız “Kendim için başvuru yapacağım” ve “Mükellefim için başvuru yapacağım” seçenekleri çıkar. Sizin için uygun olan seçeneğe tıklamanız gerekir.
- Damga vergisi sürekli mükellefi olan bir işletmeniz varsa “Damga Vergisi Defteri” seçeneğine tıklanır.
- Sizden istenen bilgileri sırasıyla doldurduktan sonra doğruluğunu kontrol etmeniz gerekir.
- Kontrolden sonra “Defter-Beyan Sistemi kullanım koşullarını okudum, kabul ediyorum.” yazısının başındaki kutucuğa tıklanarak sözleşme onaylanır.
- Önizleme yaparak bilgilerinizi son kez kontrol edebilir, dilerseniz yazdır butonu ile çıktısını alabilirsiniz.
- Son kontrollerden sonra “Başvur” butonuna tıkladığınız zaman talebiniz elektronik ortamda sisteme kaydedilir.
Defter Beyan Sistemi Zorunluluğu
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından bazı mükelleflere e-Defter`e geçiş zorunluluğu getirilmiştir. Basit usule tabi olan mükellefler için 1 Ocak 2018 tarihinde e-Defter`e geçiş zorunlu tutulmuştur. Diğer mükellefler için e-Defter`e geçiş zorunluluğu ise 1 Ocak 2019 tarihinde ilan edilmiştir.
Zorunluluk 486 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Resmi Gazete’de yayınlandığı için verilen tarihte geçiş yapmayan mükellefler için cezai işlem söz konusudur. 486 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu 17. maddesi açıklamalarında detaylar yer alır.
Açıklamalara göre e-Defter sistemini kullanması gereken mükellefler Resmi Gazete’de yayınlanan tebliğ ile belirtilen süre içinde başvuru ve kayıt yapmalıdır. Defter tutma, belge düzenleme, beyanname, dilekçe ve bildirim gönderme gibi yükümlülükler belirlenen süre içinde yerine getirilmelidir. Aksi durumda 213 sayılı Kanunu’na göre cezai işlem uygulanır.
Defter Beyan Sistemi kullanmaya başlayan mükelleflerin elektronik ortam dışında sistemde yapılan işlemleri yapması yasaktır. Kağıt üzerinde ya da elektronik ortamda kayıt ve defter tutmak ve beyanname göndermek usulsüzdür. Aksi şekilde davranan mükellefler kayıt ve defter tutmamış, beyanname göndermemiş kabul edilir. Bu durumda 213 sayılı Kanun ile belirtilen cezalar uygulanır.
Defter Beyan Sistemi Geçiş Tarihleri(1)
e-Defter kullanımı iki farklı grupta değerlendirilir. İlk grup kendilerine zorunlu tutulduğu için sisteme geçiş yapanlardır. İkinci grup ise avantajlarından dolayı dijital sistemi kullanan gönüllü mükelleflerdir.
2021 yılında 4 milyon TL üzeri geliri olan mükellefler için 1 Ocak 2023 tarihine kadar e-Defter uygulamasına geçiş zorunluluğu getirilmiştir.
2022 ve sonraki yıllar için gelir tutarı 3 milyon TL ve üzeri olarak belirlenmiş, bu sınırın üzerindekilere 1 Ocak 2024 tarihine kadar e-Defter geçişi zorunlu tutulmuştur.
2021 yılında 10 milyon TL üzeri gelir sahiplerinin 1 Ocak 2023 tarihine kadar e-Defter uygulamasına geçiş yapması istenmiştir.
Gayrimenkul ve motorlu taşıt sektöründe alım – satım, kiralama, inşa ve imal hizmeti veren ve bu işlemlere aracılık edenlerin, 2020 ve 2021 hesap dönemlerinde 1 milyon TL ve üzeri hasılatı varsa 1 Ocak 2023 tarihine kadar e-Defter`e geçmeleri gerekir. 2022 döneminde 500 bin TL ve üzerinde hasılatı olanlar için 1 Ocak 2024 tarihine kadar e-Defter dönüşümü tamamlanmalıdır.
Tebliğ yayın tarihinden önce faaliyete başlayan otel işletmeleri 1 Ocak 2023 tarihine kadar e-Defter geçişini tamamlamak ile yükümlü tutulmuştur.
e-ticaret yapanlar 2020 veya 2021 hesap döneminde 1 milyon TL ve üzerinde gelir için 1 Ocak 2023, 2022 ve sonrasında 500 bin TL ve üzerinde ise 1 Ocak 2024 tarihine kadar e-Defter geçişini yapmalıdır.
Demir çelik sektöründe hizmet veren, ithalat ve ihracat yapanlar için 2021 hesap döneminde 4 milyon TL ve üzerinde brüt satışı varsa 1 Ocak 2023 tarihine, 2022 ve sonrasında 3 milyon TL ve üzerinde satışı varsa 1 Ocak 2024 tarihine kadar e-Defter geçişi zorunludur.
e-fatura kullanma zorunluluğu bulunan mükellefler faaliyete başladıkları yılı izleyen yılın ilk ayına kadar e-Defter`e geçmek zorundadır. e-İrsaliye düzenleyen mükellefler için bu zorunluluk geçerli değildir.
e-dönüşümde geç kalmak istemiyorsanız şimdi Bizim Hesap dijital muhasebe uygulamaları ile tanışabilir, e-fatura ve e-Defter gibi birçok entegrasyonu kolay ve hızlı şekilde yapabilirsiniz.
