Ticaret esnasında satılan bir mal ya da alınan bir hizmet karşılığı olan bedelin asıl sahibine yansıtma işlemini gerçekleştirmek için kesilen faturaya, yansıtma faturası adı verilir. Yansıtma faturası kesilirken alınan ya da satılan mal ya da hizmetin tamamı veya bir kısmı baz alınır. Bu fatura türü ile ilgili önemli bir nokta ise satışı yapılan mal ya da hizmet kimin adına ise faturanın o kişinin adı ile kesilmesidir. Yansıtma faturası düzenleme, örneği ve muhasebe kaydı gibi konularda detaylı bilgi sahibi olmak gerekir.
Yansıtma Faturası Nasıl Kesilir?
Yansıtma faturası kesilirken hem geleneksel yöntem yani kağıt üzerinde yazılı sistem kullanılabilir hem de e-fatura olarak tercih edilebilir. Eğer bir ürünün masrafı birden fazla kişiyi ilgilendiriyorsa, bu durumda da yansıtma faturası kesmek gerekir. Aynı zamanda taraflar arasında daha öncesinde düzenlenmiş olan faturaların tutarlarında bir hata tespit edilirse, bu tutar üzerinden de yansıtma faturası kesilmelidir.
Yansıtma faturası düzenlenirken KDV tutarı yansıtılırsa, hesaplarda bir karışıklık yaşanabilir. Bu nedenle KDV tutarı faturaya dahil olacak şekilde yansıtma faturası düzenlemek daha sağlıklıdır.
Yansıtma Faturası Hangi Durumlarda Kesilir?
Yansıtma faturası, normal faturalarda olduğu gibi her ticari işlem için kesilmez. Bu faturanın kesilmesi için bazı koşullara gerek duyulur. Bu koşullar aşağıda verilmiştir:
- Bir ürün ya da hizmet karşılığı olarak satıcı ve alıcı özel bir anlaşma yapmışsa, bu anlaşma kapsamında yansıtma faturası düzenlemeniz gerekir. Bu yansıtma faturasında ürün ve hizmetin tam bedeli yansıtılmalı ve gerekli bilgiler fatura üzerinde detaylı bir şekilde verilmelidir.
- Bir hizmet karşılığı olarak düzenlenmesi gereken mali faturanın yanlış olması durumunda, bu faturayı düzeltmek için de yansıtma faturası hazırlanmalıdır.
- Bir işletmede masraf dağıtımı yapılıyorsa, yansıtma faturası kesilmelidir.
Yansıtma faturası, masraf dağıtımını kolaylaştırdığı için birçok işletme bu faturayı keser. Aynı zamanda taraflar arasındaki anlaşmaları net bir şekilde görebilmek için de yansıtma faturası kesilebilir.
Yansıtma faturası, satışı yapılan bir mal ya da hizmet bedelinin tamamı için düzenlenebileceği gibi belli bir kısmı için de kesilebilir. Burada dikkat edilmesi gereken şey, satışı yapan kişinin sattığı mal ya da hizmetin maliyetine dahil edilecek masrafları karşı tarafa ileteceği gider yansıtma faturası olarak düzenleyemeyeceğidir.
Yansıtma faturası, faturayı ödeyecek kişi ile muhatap aynı olduğunda kesilir. Yani bir başkası adına alınan mal ya da hizmet için yansıtma faturası kesmeye gerek yoktur. Böyle bir durumda dekont vermek yeterli olur.
Yansıtma Faturası Düzenlerken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Yansıtma faturası düzenlenirken dikkat edilmesi gereken pek çok husus vardır. Bu hususların bilinmesi yansıtma faturasını düzenlerken olası bir hata yapma ihtimalini en aza indirger. Yansıtma faturası keserken dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır:
- Satışı gerçekleştirilen bir mal ya da hizmet karşılığında düzenlenen yansıtma faturasının tutarı, asıl faturadaki bedel ile aynı olmalıdır.
- Karşılanan maddi bedelin, ticari ilişkinin yaşandığı taraflardan biri adına ve karşı tarafa yansıtılması adına ödenmiş olması gerekir.
- Yansıtma faturası düzenlenirken faturanın üzerinde “Yansıtma Faturası” ibaresi bulunmalıdır. Aksi takdirde taraflar arasında bir anlaşmazlık yaşanabilir. Ticari faaliyetten sonra yaşanabilecek her türlü probleme karşı önlem olarak, satılan mal ya da hizmet bedelinin yazdığı asıl fatura ile yansıtma faturası saklanmalıdır. Çünkü gerekli durumlarda her iki faturanın da ibrazı talep edilebilir.
- Bir bedel karşılığında yansıtma faturası düzenlendiği için bu bedel, söz konusu kişi tarafından ödenmelidir.
- Yansıtma faturasının önemi maliye denetimleri açısından da büyüktür. Bu nedenle üzerinde yansıtma faturası olduğuna dair bir ifade bulunmalıdır.
- Yansıtma faturasının şirketler ya da kurumlar için gider olarak gösterilmesi mümkün değildir. Çünkü bir harcamayı gider olarak kaydedebilmek için onun gerçek bir harcama olması gerekir. Yansıtma faturası gerçek bir harcama değil, başka bir şirkete ait bir faturadır. Dolayısıyla gider kayıtları arasında tutulamaz.
- Yansıtma faturasının düzenlenmesine konu olan mal ya da hizmetler, bu faturada açıkça belirtilmelidir. Böylece ortaya çıkabilecek olası anlaşmazlıkların önüne geçilebilir.
Yansıtma Faturası Örneği
Günümüzde pek çok sektörde yansıtma faturası kesilebilir. En çok karşılaşılan örnekler ise kasko ve sigorta şirketleridir. Kaskolu bir araç kazaya karıştıktan sonra sigorta şirketine yansıtma faturası kesilir. Hasarlı olan araç yetkili serviste tamir edildikten sonra da aracı zarar gören kişinin adına bir yansıtma faturası düzenlenir. Bu fatura, kaskolu aracın tamiri ile ilgili olduğu için bedelin aynen sigorta şirketine yansıtılması adına bu türde bir fatura kesilmesi gerekir.
Yansıtma faturası için bir örnek olarak araç kiralama sektörü gösterilebilir. Birkaç günlüğüne kiralanan bir otomobilin, kiralayan kişiye ulaşana kadar harcadığı yakıt ve diğer masraflar yansıtma faturası olarak iletilir. Düzenlenen bu faturada tüm harcamaların bedeli ve açıklamaları yer almalıdır. Ticari ilişkinin yaşandığı her iki taraf da bu bilgileri bilmelidir.
Yansıtma Faturası Muhasebe Kaydı Nasıl Alınır?
Yansıtma faturasının muhasebe kaydı yapılırken söz konusu tutar gider olarak gösterilemez. Çünkü bu tutarın gider olarak kabul edilebilmesi için gerçek bir harcama olması gerekir. Bir şirket yansıtma faturası muhasebe kaydı yaparken gelir ve gider bilgilerini eksiksiz olarak ve doğru bir şekilde girmelidir. Yansıtma faturalarının şirket değerine yazılabilmesi için ilk olarak gider olarak gösterilmesi sonrasında ise gelir olarak ifade edilmesi gerekir. Böyle bir durumda şirket cirosu boş yere büyüyeceği için gelir tablosunun gerçekliğinde tutarsızlık yaşanır. Bu da şirket muhasebe kayıtlarında olumsuzluklar yaşanmasına neden olur. Yani muhasebe kayıtları tutulurken yansıtma faturalarının ibraz edilmesi gerekli değildir. Dolayısıyla yansıtma faturası kaydı alırken oldukça dikkat etmek gerekir.
Yansıtma Faturası Kesilmezse Ne Olur?
Yansıtma faturası düzenlememenin pek çok olumsuz sonucu olabilir. Örneğin; bu faturayı düzenlemezseniz, karşı taraf adına yaptığınız bir harcamayı belgelendiremezsiniz. Bu yüzden de vergi hukuku bakımından doğru beyanda bulunamaz, ticaret hukuku açısından ise başkası için yaptığınız harcamayı hukuki yollarla talep edemezsiniz.
TTK madde 23. ve VUK madde 227’de vergi hukukunun açıkladığı mal ya da hizmet satışı halleri dışında, bu kapsamda ele alınamayacak harcamaların yansıtma faturası olarak kesilmesi bir kural olarak belirtir. VUK madde 227’de söylenen bu belgelendirme zorunluluğu ile fatura, bu maddede ifade eden tüm kayıtları belgeleyebilecek tek dokümandır. Maliye Bakanlığı ve Bakanlığın yetki verdiği diğer kurumlar tarafından verilen özelgeler ile de bu gibi özel durumlarda yansıtma faturası kesme zorunluluğu vardır.
Bir faturayı yansıtma faturası olarak düzenlemeyi ise ayrı olarak ele almak gerekir. Yansıtma faturası düzenlenmesi gereken fatura, genel fatura olarak düzenlenirse talep edilen tutara KDV bedeli de eklenmeli ve karşı tarafa iletilmelidir. Eğer yansıtma faturası KDV tutarı eklenmeden, yani mevcut bedeli direkt olarak yansıtma için düzenlendiğinden ikinci defa KDV eklenmesi gerekir.
Yansıtma faturası kesmeniz gereken durumlarda süreci daha sağlıklı ve kolay bir şekilde yürütmek için Bizim Hesap’ı tercih edebilir ve tüm ön muhasebe hizmetlerinden yararlanabilirsiniz. Fatura düzenleme konusunda size destek olan Bizim Hesap, ticari işlemlerinizi yürütmeniz konusunda kolaylık sağlar.
