Ön Muhasebe Programı ile Uyumlu e-Ticaret Entegrasyonları Nasıl Seçilir?

Trendyol'da son ürün satıldı ama kendi sitenizde hâlâ “stokta” görünüyor. Bu ürünü sipariş eden müşteri için epey kötü bir deneyim olur, değil mi? Doğru e-ticaret entegrasyonu, bu tür sorunların yaşanma riskini azaltır. Bilinçsiz bir seçim ise her gün mesainizden çalar.

Bu durumu yaşamayın diye, bir e-ticaret programını kullandığınız ön muhasebe programı ve pazaryeri entegrasyonu açısından nasıl değerlendirmeniz gerektiğini ele aldık. Keyifli okumalar!

Genel Bakış

• Ön muhasebe e-ticaret entegrasyonu, pazaryeri ve web sitesi verilerini muhasebe kayıtlarına otomatik aktaran bağlantıdır.
• Seçimdeki ilk kriter, işletmenin satış yaptığı pazaryerlerinin ve e-ticaret altyapısının entegrasyon tarafından desteklenmesidir.
• Stok entegrasyonu tüm kanallarda tek bir stok bilgisi sağlar. Sipariş entegrasyonu ise siparişleri cari hesap ve fatura kaydına dönüştürür.
• e-Ticaret muhasebe entegrasyonu e-fatura ve e-arşiv süreçlerini kapsamalıdır. İnternet üzerinden satış yapanlarda e-fatura geçiş sınırı 500 bin TL brüt satış hasılatıdır.
• Çift yönlü veri akışı, iade yönetimi ve yeni kanal ekleme imkânı, ön muhasebe entegrasyonunun uzun vadeli değerini belirler.
• e-Ticaret otomasyonu, manuel veri girişini azaltarak stok, sipariş ve fatura hatalarının önüne geçer.

Kullandığınız e-Ticaret Kanallarının Desteklendiğini Kontrol Edin

İlk kontrol, satış yaptığınız her kanalın entegrasyon listesinde yer alıp almadığıdır. Desteklenmeyen tek bir kanal bile o kanalın verilerini elle girmenizi gerektirir.

Listeyi incelerken iki grubu ayrı değerlendirin:

1. Pazaryeri entegrasyonu: Trendyol entegrasyonu, Hepsiburada entegrasyonu, n11 ve Amazon gibi aktif satış yaptığınız tüm pazaryerleri listede olmalı.
2. e-Ticaret altyapısı entegrasyonu: Kendi siteniz Shopify, İdeasoft, Ticimax veya WooCommerce gibi bir e-ticaret platformu üzerindeyse bu altyapı da desteklenmeli.

Bağlantının doğrudan mı yoksa aracı bir yazılım üzerinden mi kurulduğunu da sorun. Aracı katman, çoğu zaman ek ücret ve ek hata noktası anlamına gelir. Pazaryeri entegratörlerinin nasıl çalıştığını pazaryeri entegrasyonu rehberimizden inceleyebilirsiniz.

Stok ve Ürün Bilgilerinin Nasıl Senkronize Edildiğine Bakın

Stok senkronizasyonu, bir kanaldaki satışın diğer tüm kanallarda stoku anında güncellemesi anlamına gelir. e-Ticarette stok yönetiminde bu özellik çok kritiktir çünkü aynı ürünü iki farklı müşteriye satma riskiyle karşılaşmanızı önler.

e-Ticaret stok entegrasyonu için şu kriterleri değerlendirin:

• Güncelleme sıklığı: Stok güncelleme anlık mı, belirli aralıklarla mı yapılıyor? Kampanya dönemlerinde birkaç dakikalık gecikme bile stokta olmayan ürünü satmanıza yol açar.
• Ürün eşleştirme: Ürün entegrasyonu, pazaryerindeki ürünü programdaki stok kartıyla barkod veya stok kodu üzerinden eşleştirebilmeli.
• Varyant desteği: Beden ve renk gibi seçenekler, ayrı stok kalemi olarak izlenebilmeli.
• Depo ayrımı: Birden fazla depodan satış yapıyorsanız sistem, hangi deponun stokunu hangi kanala açtığınızı ayırt edebilmelidir.

Siparişlerin Ön Muhasebe Sistemine Nasıl Aktarıldığını İnceleyin

İyi bir sipariş entegrasyonu; pazaryeri siparişlerini müşteri, ürün, fiyat, kargo ve komisyon bilgileriyle birlikte programa otomatik aktarır. Size de siparişi kontrol edip onaylamak kalır.

Sipariş aktarımında şu detaylar önemli:

• Cari kart oluşturma: Yeni müşteri için cari hesap otomatik açılmalı, mevcut müşteri için mükerrer kart oluşmamalı.
• Komisyon ve kargo kesintileri: Pazaryerinin kestiği tutarlar ayrı kalem olarak görünmeli. Aksi halde siparişten ne kadar kazandığınızı hesaplayamazsınız.
• Sipariş durumu: “Hazırlanıyor, kargoda ve teslim edildi” gibi durumlar ön muhasebe sipariş takibi ekranına yansımalı.

e-Ticaret sipariş yönetimini tek panelde topladığınızda her siparişi farklı panellerden kopyalama zorunluluğu da ortadan kalkar.

Faturalama Sürecinin Entegrasyonla Uyumunu Kontrol Edin

Sipariş faturalandırma, e-ticarette en çok zaman alan manuel işlerden birisi. Siparişten faturaya geçişi otomatikleştirmeyen bir entegrasyon, işin yarısını size bırakır.

Güncel mevzuat da konuyu kritik hale getiriyor. 509 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği’ne göre internet üzerinden satış yapan ve brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzerine ulaşan mükellefler e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır.

Faturalama tarafında şu özellikler olmazsa olmazdır:

• e-Fatura entegrasyonu ve e-Arşiv entegrasyonu: Alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir. Sistem bu ayrımı otomatik yapmalıdır.
• Otomatik fatura: Siparişler tek tek değil, toplu ve otomatik olarak faturalandırılabilmelidir.
• Pazaryerine fatura iletimi: Kesilen fatura, ilgili siparişle eşleşerek pazaryerine ve müşteriye iletilebilmelidir.

e-Ticaret faturalama sürecini e-fatura ve e-arşiv modülüyle aynı programda yürüttüğünüzde sipariş, fatura ve tahsilat kaydı birbirinden kopmaz.

Çift Yönlü Veri Akışına Dikkat Edin

Çift yönlü entegrasyon, desteklenen verilerin iki sistem arasında karşılıklı aktarılmasını sağlar. Tek yönlü bağlantıdaysa fiyat ve stok değişikliklerini her kanalda manuel yapmak zorunda kalırsınız. Stok, fiyat ve ürün bilgilerinin hangi yönde güncellendiğini ayrıca kontrol edin.

Çift yönlü yapıda bu işlemleri tek noktadan yönetebilirsiniz:

• Ürün fiyat senkronizasyonu: Programda değiştirdiğiniz fiyat tüm kanallara aktarılır.
• Çift yönlü stok entegrasyonu: Mağazada veya toptan satışta düşen stok, pazaryerindeki stok bilgisini günceller.
• Ürün listeleme: Yeni ürünü programda açar, seçtiğiniz kanallarda yayına alırsınız.

Veri senkronizasyonunda hangi sistemin ana kaynak olduğunu da netleştirin. Böylece stok güncelleme çakıştığında ön muhasebe programındaki kaydı esas alarak kayıt tutarlılığını koruyabilirsiniz.

İade ve İptal Süreçlerinin Nasıl Yönetildiğini Değerlendirin

Müşteriler ürünleri yalnızca fotoğraflarına göre seçtiği için iadeler e-ticaretin kaçınılmaz bir parçası. Ticaret Bakanlığı düzenlemelerine göre tüketiciler mesafeli satışlarda 14 gün içinde gerekçe göstermeden cayma hakkını kullanabilir.

İyi bir e-ticaret iade yönetimi şu kayıtları aynı anda günceller:

• Stok iade işlemi: İade edilen ürün satılabilir durumdaysa stoka geri eklenir.
• Cari ve tahsilat kaydı: Müşteriye yapılan geri ödeme ve pazaryerinin iade ettiği komisyon cari hesaba yansır.
• Satış kaydının düzeltilmesi: İade tutarı için gerekli belge düzenlenir ve gelir kaydı düzeltilir.

e-Ticaret muhasebesinde hataların en çok biriktiği yer genellikle iade takibi olur. Sipariş, fatura kesilmeden iptal edilirse entegrasyonun hiç fatura oluşturmaması gerekir.

İşletmeniz Büyüdüğünde Yeni Satış Kanalları Ekleyebileceğinizden Emin Olun

Entegrasyon seçerken sadece bugünü baz almayın. Bugün tek pazaryerinde satış yapan bir işletme olarak bir sonraki adımınızın çok kanallı e-ticaret olması yüksek bir ihtimal. O nedenle iki yıl sonraki satış yapınızı da düşünerek seçim yapın.

e-Ticaret ölçeklenebilirliği açısından şunları değerlendirebilirsiniz:

• Yeni kanal ekleme kolaylığı: Yeni bir satış kanalı entegrasyonu ek yazılım veya yoğun bir teknik destek gerektirmemeli.
• Kanal başına maliyet: Her yeni pazaryeri için ek ücret alınıp alınmadığını önceden öğrenin.
• Yurt dışı kanallar: e-İhracat planlıyorsanız yurt dışı pazaryerleri de desteklenmeli.
• Fiziksel satış: Mağaza ve internet satışlarını birleştiren omnichannel satış modeli için POS ve depo verisi de aynı sistemde toplanmalı.

Pazaryeri yönetimini baştan ölçeklenebilir kurmak, ileride program değiştirme maliyetinden sizi korur. Farklı kanalları tek panelde toplamanın avantajlarını e-ticaret ve pazaryerinden satış programı yazımızda inceleyebilirsiniz.

Bizim Hesap ile e-Ticaret Entegrasyonları Nasıl Yönetilir?

Bizim Hesap, e-ticaret entegrasyonlarını aracı yazılıma ihtiyaç duymadan doğrudan ön muhasebe programının içinde yönetir. Kurulumu, ilgili bölümden hızlıca yapabilirsiniz.

Bizim Hesap e-ticaret entegrasyonuyla şunları elde edersiniz:

• Geniş kanal desteği: Toplam 80'den fazla e-ticaret uygulaması, pazaryeri ve kargo şirketiyle doğrudan bağlantı kurar. Bu listede 23 pazaryeri ve 7 e-ihracat platformu yer alır.
• Bizim Hesap pazaryeri entegrasyonu: Trendyol, Hepsiburada, n11 ve Amazon mağazalarınızı tek panelden yönetirsiniz.
• Stok entegrasyonu: Ürün eşleştirme, fiyat güncelleme ve kritik stok bildirimi gibi gelişmiş özellikler bir arada yer alır. Çoklu depo takibi de yapabilirsiniz.
• Sipariş yönetimi ve faturalama: Siparişleri e-fatura veya e-arşiv olarak faturalandırır; kargo etiketlerini toplu yazdırırsınız.
• Kârlılık takibi: Satışlardaki komisyon, KDV ve iade tutarlarını görüntüleyerek pazaryeri giderlerinizi izlersiniz.
• Ücret avantajı: Entegre sanal POS işlemlerinde hesap işletim ücreti alınmaz.

Ön muhasebe entegrasyonunun sunduğu tüm özellikleri e-ticaret entegrasyonu sayfamızdan inceleyebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular