İşiniz gereği bir malı bir yerden başka bir yere nakletmeniz gerekiyorsa, bu süreci belgelemeniz gerekir. Bu belge çoğu durumda sevk irsaliyesi olsa da mevzuat, bazı durumlarda fatura gibi başka belgelerin de irsaliye yerine geçer yetkisine sahip olmasına izin verir.
“İrsaliye yerine geçer ne demek?” sorusu, özellikle e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kullanıcılarının en çok merak ettiği konulardan biri.
Bu yazıda, irsaliye yerine geçen belgeler konusunu Vergi Usul Kanunu (VUK) çerçevesinde ele alacağız.
- Hangi şartlarda e-Fatura veya perakende satış fişi ile sevkiyat yapabileceğinizi,
- bu belgeleri kullanırken nelere dikkat etmeniz gerektiğini ve
- usulsüzlük risklerinden nasıl kaçınacağınızı adım adım paylaşacağız.
e-Fatura ve e-Arşiv İrsaliye Yerine Geçer mi?
Fatura belgeleri de uygun şartlar altında sevk irsaliyesi görevini üstlenebilir.
Hem e-fatura ile sevk hem de e-arşiv ile sevkiyatı belgelemek yasal olarak mümkün. Ancak belli kurallar ve şartlar dahilinde düzenlenmesi gerekir.
Bir e-Fatura veya e-Arşiv Faturanın irsaliye yerine geçebilmesi için iki temel şarttan söz edebiliriz:
- Fatura Üzerindeki İbare: Belgenin üzerinde “İrsaliye Yerine Geçer” ibaresi açıkça belirtilmelidir.
- Zamanlama (Aynı Gün Kuralı): Fatura, malın sevkiyatı ile aynı gün içinde düzenlenmelidir.
Bu kurallara uyulması durumunda, sevk irsaliyesi düzenleme zorunluluğu ortadan kalkar. Fatura, iki belge işlevini birden görerek bir irsaliye görevi üstlenir.
Bu durum, fatura-irsaliye farkını ortadan kaldırarak operasyonel kolaylık sağlar. Bu kurallar, GİB irsaliye kuralları dahilinde netleştirilmiştir.
e-İrsaliye nedir ve nasıl kullanılır, öğrenmek için ilgili yazımıza göz atabilirsiniz.
e-Faturada “İrsaliye Yerine Geçer” İfadesi Nasıl Kullanılır?
İrsaliye yerine fatura kullanmak için “İrsaliye yerine geçer” notunu, faturanın ilgili açıklama veya not alanına açıkça yazın. Böylece belgenin fatura düzenleme kurallarına uygunluğunu sağlayan yasal bir ifadeyi eklemiş olursunuz.
Bu not, malın taşıma sırasında fatura ile sevk edildiğini, irsaliyenin ayrı düzenlenmediğini denetim makamlarına bildirmeyi amaçlar.
e-Faturada alıcı, gönderici, mal cinsi ve miktarı dışında, nakliye ile ilgili sevk tarihinin ve saatinin de belirtilmesi, denetim sırasında karışıklığı önler.
Perakende Satış Fişi İrsaliye Olarak Kullanılabilir mi?
Günlük hayatta marketlerde, mağazalarda karşılaştığımız perakende satış fişleri ve ödeme kaydedici cihaz fişleri (ÖKC fişleri) de belirli sınırlar dahilinde irsaliye olarak kullanılabilir.
VUK madde 230’a göre; “Nihai tüketicilerin tüketim amacıyla perakende olarak satın aldıkları malları kendilerinin taşıması veya taşıttırması halinde bu mallara ait fatura veya perakende satış fişinin bulunması şartıyla sevk irsaliyesi aranmaz”.
Ancak ticari teamül ve denetim kolaylığı açısından bu yöntemin, sadece küçük ve hızlı perakende satışlarda tercih edilmesini öneririz.
Sevkiyat takibi ve irsaliye düzenlemeler için bir e-irsaliye programı kullanmak bu süreci kolaylaştırabilir.
İrsaliye Yerine Geçen Belgeleri Kullanırken Dikkat Etmeniz Gerekenler
İrsaliye yerine başka bir belge kullanmak zaman zaman kolaylık sağlasa da bu durum denetim risklerini de beraberinde getirir. Vergi usul kontrolü sırasında sorun yaşamamak için şunlara dikkat edin:
- Belge Geçerlilik Şartı: Faturanın üzerinde “İrsaliye Yerine Geçer” ibaresi yoksa bu belge kesinlikle irsaliye yerine geçmez.
- Sevk Tarihi Uyumu: Fatura üzerindeki düzenleme tarihi ile sevk tarihinin aynı gün olması şartı kritiktir.
- Belge Üzerinde Bulunması Gereken Bilgiler: Belge; malın cinsi, miktarı, sevkiyata dair bilgiler, satıcının ve alıcının bilgileri gibi irsaliyede zorunlu olan tüm bilgileri içermelidir.
Hangi Belgeler İrsaliye Olarak Kullanılamaz?
Bazı belgeler ticari süreçte sıklıkla kullanılsa da, malın sevkiyatını belgelemek için asla yasal yeterliliğe sahip değildir ve bunların kullanılması usulsüz belge riski yaratır. İrsaliye olarak kullanılamayan belgelere şunları örnek verebiliriz;
- Teklif formu
- Sipariş fişi
- Proforma fatura
- Yolcu taşıma bileti
- Taşıma irsaliyesi
Taşıma İrsaliyesi Farkı:
Peki taşıma irsaliyesi farkı nedir diye soracak olursanız taşıma irsaliyesi, nakliyeci firmanın kendi kayıtları için düzenlediği bir belgedir ve malın mülkiyetini belgeleyen sevk irsaliyesinin yerine geçmez.
Sıkça Sorulan Sorular
İrsaliye yerine fatura kullanırken uygulanan “aynı gün” kuralı tam olarak nedir?
VUK'a göre, sevk irsaliyesi yerine fatura kullanıldığında, faturanın tarihi ile malın sevk edilme tarihi aynı gün olmalıdır. Bu, takvim günü olarak aynı 24 saatlik süre dilimini ifade eder. Örneğin, malı Salı günü sevk ediyorsanız, faturayı en geç Salı günü (gece 23:59'a kadar) düzenlemiş olmanız gerekir.
Bu kurala uyulmadığı takdirde, fatura irsaliye yerine geçmez ve usulsüzlük cezası riski doğar.
Şubeler arası (merkez–şube) mal transferinde irsaliye yerine ne kullanılabilir?
Merkez ile şube arasındaki veya şubelerin kendi aralarındaki mal transferleri satış sayılmasa da bu bir sevkiyattır ve mutlaka belgelendirilmelidir. Bu tür sevkiyatlarda genellikle Sevk İrsaliyesi düzenlenmesi zorunludur.
Ancak bu transferin maliyet veya dahili işlem olduğunu gösteren bir sevk notu içeren fatura veya diğer yasal taşıma belgeleri de (VUK'taki şartlar sağlanırsa) kullanılabilir.
İade Mal Gönderiminde Hangi Belge Kullanılmalı?
Satılan malın alıcı tarafından iade edilmesi durumunda, iadeyi yapan (alıcı) taraf, sevk irsaliyesi düzenlemek zorundadır. Bu, “İade Faturası” değil, iadeye konu olan malların nakliyesini belgeleyen bir Sevk İrsaliyesidir.
İrsaliyede malın kime iade edildiği ve “İade” açıklaması mutlaka belirtilmelidir.
