Bir KOBİ olarak deponuzda yapılabilecek ufak bir hata; müşteriye yanlış ürün gönderilmesine, siparişin gecikmesine, ürün fazlalığından ya da yetersizliğine yol açabilir. O nedenle depo takip programları, işletmelerin stoklarını düzenli, güvenilir ve hızlı şekilde yönetmesini sağlar.
Peki depo takip programı nasıl çalışır, hangi avantajları kazandırır diye merak ediyorsanız cevabı yazımızda.
Depo Takip Programının Tanımı
Depo takip programı, işletmenizin tüm stok hareketlerini online olarak kaydeden ve yöneten bir yazılımdır. Kısaca depoya giren ve çıkan tüm ürünlerin kayıt altına alınmasını ve böylece envanter yönetiminin eksiksiz olmasını sağlar.
Önceden depo stok takip yöntemleri arasında manuel olanlar popülerdi. Depo yönetimi ve stok takibi ya Excel ya da defter ile yapılırdı. Oysa depo takibini Excel ya da defter ile yapmak pek çok riski beraberinde getirir.
Neyse ki artık online depo takip programları gibi gelişmiş çözümler var. Bu çözümler genellikle;
- Birden fazla depoyu tek ekrandan yönetmek,
- Barkod sistemi ile ürünleri anında tanımak,
- Depo otomasyonu sayesinde hataları azaltmak,
- Stok kontrol yazılımı özellikleri ile anlık veri sunmak,
- Lojistik yazılımdan ön muhasebeye, çeşitli modüller ile entegre çalışmak gibi işlevlere sahiptir.
Depo Takip Programı Ne İşe Yarar?
Depo takip programı temelde işletmenizin deposundaki stok yönetimini düzenler. Ancak sağlayacağı faydalar bundan çok daha fazladır:
- Tedarik zinciri yönetimi iyileşir: Ürün depo takibi ile “Hangi depoda hangi üründen ne kadar kaldı?” sorusunun yanıtını kolayca öğrenirsiniz. Ayrıca satışlardan sonra stok otomatik düşebilir. Böylece tedarikçiye doğru zamanda doğru sipariş verirsiniz.
- Stok doğruluğu artar: Manuel kayıtlardan doğabilecek yanlış kayıtların önüne geçersiniz.
- İş süreçleri optimizasyonu sağlar: Depoda saatler süren manuel sayımlar yerine birkaç tık ile tüm envanteri görebilirsiniz.
- Sipariş yönetimi kolaylaşır: Müşteriden gelen sipariş, stokla otomatik eşleşir ve sevkiyat süreci hızlanır.
- Operasyonel verimlilik artar: Dijitalleşme sayesinde daha az iş gücüyle daha çok iş yapabilirsiniz.
Gelin depo takip programlarının en önemli işlevlerini inceleyelim.
Stok Yönetimini Kolaylaştırır
Özellikle e-ticaret firmaları için depo ve stok yönetimi çok önemli. Diyelim ki bir e-ticaret firmanız var ve kampanya döneminde yüzlerce sipariş aldınız. Stoklarınız güncel değilse ya müşteriye olmayan ürünü satarsınız ya da gereksiz stok nedeniyle nakit sıkışıklığı oluşabilir ve zarar edebilirsiniz.
Depo takip yazılımları bu sorunların tümünü çözer:
- Her ürün için ayrı stok kartları açabilirsiniz,
- Tüm ürünler için ürün giriş-çıkış hareketleri kaydedilir,
- Sipariş gibi stokları etkileyen durumlar için otomatik güncelleme mümkündür,
- Kritik stok seviyesi aşıldığında sistem uyarı verir,
- Tüm hareketler, gerçek zamanlı takip ile görüntülenir.
Böylece “Acaba ürün stokta var mı? Sipariş sonrası ürünü stoktan düştüm mü?” gibi sorulara değil; işleri büyütmeye odaklanırsınız.
Hataları ve Kayıpları Önler
Depoda yapacağınız küçük bir hata bile hem zaman hem para kaybına yol açabilir. Örneğin yanlış kayıt nedeniyle bir ürün stokta fazlaymış gibi görünürse; aslında olmayan ürünü satarsınız.
Depo takip programlarında ise;
- Stok fazlası alımların önüne geçer,
- Kayıp ürünleri fark eder,
- Yanlış kayıt ihtimali azalır,
- Fire kontrolü yapılır,
- Envanter doğruluğu garanti altına alınır.
Maliyet ve Zaman Tasarrufu Sağlar
İşleri büyütmeye çalışan bir KOBİ için zaman ve para, en önemli iki kaynaktır. Depo takip sistemi kullanmak, her ikisinden de tasarruf etmenizi sağlar.
- Otomasyon ve dijitalleşme ile işgücü maliyeti düşer.
- İş süreçleri hızlandığı için verimlilik artışı sağlanır.
- Daha doğru ve ihtiyaca uygun stok yönetimi ile kârlılık artar.
- Depo süreçleri hızlanır ve bu siparişlerin de hızlı tamamlanmasına yardımcı olur.
- Gereksiz stokların önüne geçilerek gereksiz harcamaların önlenmesi mümkün olur.
Depo Takip Programının Excel'den Farkı
Bazı işletmeler depo takibi için Excel tercih edebiliyor. Ancak
- birden fazla depo,
- artan ürün çeşitliliği,
- büyüyen iş hacmi gibi pek çok durumda Excel yeterli olmaz. O nedenle manuel takip yerini dijital çözümlere bırakıyor.
Excel kullanmak ilk başta basit gibi görünse de zamanla tablo yönetimi zorlaşır ve Excel kullanmak, insan hatalarına çok açık bir yöntemdir. Oysa depo takip yazılımları tüm bu süreci dijital ve otomatik hale getiriyor.
Üstelik bu otomasyonun avantajı sadece zaman tasarrufu da değil. Depo ve stok verileriniz bulut tabanlı sistemde kaydedilir ve bu da veri güvenliğini üst noktaya taşır.
Kısaca Excel daha çok küçük ölçekli işletmelerin ilk dönemleri için uygunken büyüyen işletmelerin ihtiyaçlarını karşılamak için kapsamlı depo takip programları gerekir.
Excel’in Avantajları ve Sınırlamaları
Peki Excel’in hiç mi avantajı yok? Elbette var.
- Temel tablolar için basit kullanım sağlar.
- Küçük ölçekli işletmeler için ücretsiz çözümlerden biridir.
Öte yandan;
- Süreci manuel yönetmek gerektiği için formül hataları çok yaygındır.
- Formüllerde yapılan küçük bir hata bile tüm stokların yanlış görünmesine sebep olabilir.
- Manuel iş yükünü artırması da kaçınılmazdır.
- Detaylı raporlar almak zordur ve yalnızca sınırlı raporlama imkanı sunar.
Profesyonel Depo Takip Yazılımlarının Farkları
Profesyonel bulut tabanlı çözümler ise Excel’in eksik kaldığı her noktada işletmelere katkı sağlar.
- Otomatik raporlama ile stok, satış gibi raporları tek tıkla hazırlar.
- Entegrasyon özelliği ile pazaryerleri ve muhasebe programları gibi diğer platformlar ile entegre çalışır.
- Barkod okuyucu uyumluluğu ile ürün hareketleri anlık kaydedilir.
- Büyük ölçekli işletmeler için ERP bağlantısı da kurulabilir ve tüm iş süreçleri tek yerden yönetilir.
Hangi İşletme için Hangisi Daha Uygun?
Depo takibi için hangi yöntemin seçeceğiniz, işletmenin ölçeğine ve ihtiyaçlarına göre değişir.
- KOBİ’ler, uygun fiyatlı ve hızlı kurulan çözümlerden faydalanabilir.
- Orta ölçekli işletmeler, ölçeklenebilirlik ve entegrasyon seçeneklerine göre seçim yapabilir.
- Kurumsal firmalar ise ERP bağlantısı, çoklu depo takibi ve detaylı raporlama gibi gelişmiş özellikleri tercih eder.
Dolayısıyla öncelikle mutlaka bir ihtiyaç analizi yapmalısınız ve işletmenin ihtiyaçlarını karşılayan bir yazılım seçmelisiniz.
Depo Takip Programı Nasıl Kullanılır?
Pek çok KOBİ, işletmeyle ilgili yazılımlardan kargo işlerine kadar pek çok işi tek başına ya da birkaç kişilik küçük bir ekip ile yürütmeye çalışıyor. O nedenle bir KOBİ olarak depo takip programının nasıl kullanıldığını merak ediyor olabilirsiniz.
Neyse ki depo takip süreçleri için kullanılan yazılımların çoğu kullanımı basittir. Ayrıca bu tür yazılımlar genellikle; kullanıcı desteği, hızlı ve kolay sistem kurulumu, kolay ve anlaşılır arayüz gibi özelliklere sahiptir.
Bu sayede teknik bilgiye ihtiyaç duymadan herkesin kullanabilmesi mümkündür. Depo takip yazılımı adım adım kullanımına bir örnek verecek olursak;
- Kurulum ve ilk ayarların yapılması,
- Kullanıcı yetkilendirme,
- Ürün tanımlama ve stok/depo bilgilerinin tamamlanması,
- Günlük ürün giriş-çıkışı gibi işlemlerin kaydedilmesi,
- Gerekli entegrasyonların tamamlanması,
- İlk raporlar ve analizler.
Her ne kadar modern yazılımlar kullanımı kolay olsa da yazılım desteği sunulması, tüm süreci gönül rahatlığıyla tamamlamanızı sağlar.
Program Kurulumu ve İlk Ayarlar
İlk adım programının kurulumu ve ayarların yapılmasıdır. Kurulum sürecinde öncelikle işletmeye özel sistem ayarları yapılır:
- Kullanıcı yetkilendirme tanımlanır.
- Ürünlere barkod tanımlama yapılır.
- Ürün kategorileri oluşturulur ki böylece stoklar düzenli tutulur.
Bu adımlar tamamlandığında program artık işletmenize uygun bir depo yönetim aracına dönüşür.
Bizim Hesap ile kullanıcı yetkilendirme.
Ürün Ekleme ve Stok Takibi
Temel ayarlardan sonra ilgili bilgiler sisteme işlenebilir. Artık ürün yönetimine dair tüm detayları programa kaydedebilirsiniz. Depo takip programı sayesinde;
- Ürünler barkod okutma yöntemi ile hızlıca işlenir.
- Ürünlerin ürün kodu ve stok kartı bulunur.
- Envanter güncelleme işlemleri otomatikleşir.
- Depolar arası transfer dahil tüm depo işlemleri kolaylaşır.
Böylece ürünlere dair ihtiyacınız olan tüm bilgilere anlık erişebilirsiniz.
Raporlama ve Analiz Özellikleri
Temel ayarlar ve ürünlerle ilgili tüm işlemler hazırlandığına göre bir sonraki aşamaya geçebiliriz. Depo takip programlarının zaman zaman gözden kaçan bir artısı da raporlama ve analizdir.
- Satış raporu,
- Stok raporu,
- Maliyet analizi,
- Performans ölçümü gibi satıştan operasyonel başarıya kadar işletmenizle ilgili detaylı raporlara erişebilirsiniz.
Bu raporlar genellikle bir dashboard ekranında bulunur ve işletmenin güncel durumunu hızlıca görmenizi sağlar.
Bizim Hesap ile depo durumu raporu hazırlama.
Depo Takip Programı Kullanmanın Avantajları
Depo takip programları, işletmenize pek çok açıdan fayda sağlar. Bu avantajlardan başlıca olanlarını şu şekilde sıralayabiliriz;
- İş sürelerinde hız artar. Manuel işlemler minimuma indiği için iş süreçlerinde verimlilik artışı olur.
- Maliyet düşürme etkisi vardır. Hatalardan kaynaklanabilecek giderleri ortadan kaldırırsınız. Ayrıca gereksiz stok gibi durumlarda ortadan kalkar.
- Güvenilir envanter yönetimi sağlar. Süreç otomatikleştiği için yönetim daha güvenli hale gelir.
- Stok yönetiminden sevkiyata tüm süreci iyileştirdiği için müşteri memnuniyetinin artmasına da yardımcı olur.
KOBİ’ler için Sağladığı Kolaylıklar
Depo takip yazılımlarının özellikle KOBİ’ler için sağladığı avantajları ise; kolay kurulum, kullanıcı dostu arayüz, uygun fiyatlı yazılım çözümleri olmaları şeklinde sıralamak mümkün.
Böylece depo takibinde küçük ölçekli işletmeler için çözüm, ihtiyaçları karşılayan ama aynı zamanda bütçe dostu bir depo takip yazılımıdır.
Büyük Ölçekli İşletmeler için Verimlilik
Büyük ölçekli işletmeler açısından ise durum biraz daha farklı. Bu işletmeler için avantajları;
- yüksek hacimli stok takibini kolaylaştırması,
- çok depolu sistemde otomatikleşme ile hız kazandırması,
- gerekli diğer yazılımlar ile entegrasyon kabiliyeti ve
- ERP uyumuna sahip olması şeklinde sıralanabilir.
Tüm bunların yanında şirket ölçeği fark etmeksizin tüm işletmeler için; güvenli veri saklama, uzaktan erişim ve mobil uygulama, gerçek zamanlı senkronizasyon gibi yenilikçi avantajlar sunuyorlar.
KOBİ'ler Depo Takip Programı Seçerken Nelere Dikkat Etmeli?
Doğru (yani işletmenizin ihtiyaçlarına en uygun) depo takip programını seçmek, işletmenizin geleceğini dahi etkiler. Bu nedenle KOBİ’ler depo takip programı seçerken şu kriterleri göz önünde bulundurmalı:
Fiyat/performans dengesi
Sadece ucuz diye bir programı seçmek çok daha büyük kayıplara neden olabilir. Ancak en pahalı yazılım her zaman en iyi yazılım anlamına da gelmez. O nedenle fiyat/performans dengesini kurmalısınız.
Kullanıcı desteği
Satış sonrası kullanıcı desteği sunan yazılımlar, herhangi bir aksilikte hızlıca çözüm sunarak işlerin aksamamasını sağlar. Bu nedenle kullanıcı desteği sunup sunmadıklarını ve desteğin kapsamını mutlaka öğrenin.
Bunun için kullanıcı yorumlarına da bakabilirsiniz.
Entegrasyon kolaylığını
Diğer yazılımlar ile entegre olup olmadığına bakın. Örneğin ön muhasebe, stok takibi, e-ticaret, sipariş yönetimi gibi ilgili modüller ile entegre olabilen bir depo takip yazılımı, iş süreçlerinizi büyük oranda kolaylaştırır.
Ölçeklenebilir yazılım
İşlerini büyütmek isteyen bir KOBİ’yseniz işletmenizin geleceğini düşünerek seçim yapmalısınız. Seçtiğiniz yazılım, işletme büyürken sizi farklı bir yazılıma geçmek zorunda bırakmamalı. Bunun yerine büyümenize uyum sağlamalı.
Deneme sürümü
Önceden test edebilmek için size uygun olduğunu düşündüğünüz yazılımların deneme sürümlerini kullanın. Hangisinin işlevleri yeterli? Hangisinin kullanımı daha kolay? Böylece deneyerek en doğru seçimi yapabilirsiniz.
Bizim Hesap ile Depo Takibinde Hangi Avantajlara Sahip Olursunuz?
Bir ön muhasebe programı, işletmelerin hangi ihtiyaçlarına yanıt verebilir? Söz konusu Bizim Hesap ise ürün depo takip modülü de dahil, ihtiyacınız olan tüm modüller bir arada.
Depo takibinde Bizim Hesap’ın özellikleri, işletmelere sayısız avantaj sunuyor.
- KOBİ dostu yazılım olması,
- Kolay kullanımı,
- Hızlı kurulumu,
- e-faturadan e-ticarete, onlarca entegre depo takip çözümleri ile bulut tabanlı depo takibinde öne çıkıyor.
Ayrıca tek tıkla depolar arası transfer, varyantlı ürün ekleme, yazar kasa POS entegrasyonu ile satış sonrası stokların otomatik güncellenmesi gibi çözümleri ile işinizi bir adım öteye taşıyor.
Ayrı ayrı depo ve stok takip programları ile vakit kaybetmeyin. Birbirinden avantajlı özellikleriyle işinizi büyütmek için bugün Bizim Hesap’ı ücretsiz deneyin.
