Adat Faturası Nedir? Ne Zaman Kesilir?

Şirketinizin kasasında duran parayı ticari bir iş için değil de şahsi bir ihtiyaç için çektiğiniz oldu mu? Ya da şirket ortağınız kasadan borç aldı mı? Cevabınız “Evet” ise muhasebe dünyasında “Adat” denilen kavramla tanışmanız gerekiyor demektir.

Pek çok işletme sahibi için karmaşık görünen bu konu aslında çok basit. Şirketin parasını şirket dışından biri (ortak bile olsa) kullanıyorsa bunun bir bedeli vardır. Bu yazımızda adat faturasının ne olduğunu, kime ve neden kesildiğini en anlaşılır haliyle anlatıyoruz.

Adat Ne Demek?

Adat, şirketin kasası ve ortak hesaplarda faiz hesaplamak için kullanılan bir yöntemdir.

Adat faizi, şirket ortaklarının işletmeden çektikleri veya kullandıkları paralar için gün sayısı ve bakiye esas alınarak hesaplanır. Bu hesaplama, vergi mevzuatı gereği şirketin kârının ortaklara örtülü olarak dağıtılmasını (transfer fiyatlandırması) engellemek ve şirkete ait paranın kullanım maliyetini yansıtmak amacıyla yapılır.

Bankaya para yatırdığınızda nasıl faiz alıyorsanız şirket de parasını başkasına verdiğinde adat faizi almalıdır. Bu faiz, şirket içi borçlanmalarda paranın kaç gün kullanıldığı ve tutarın ne kadar olduğu üzerinden hesaplanır.

Süreç şöyle işler:

• Şirket, kendi içinde bir iç borçlanma yaratır.
• Borcun şirkete yarattığı finansman maliyeti hesaplanır.
• Tıpkı ticaretteki vade farkı gibi paranın kullanım bedeli belirlenir.
• Dönem sonlarında cari hesap faizi olarak karşımıza çıkar.

Bu hesapları manuel bir şekilde yapmak çoğu işletme sahibi için zor olabilir. Bu nedenle şirketinizin parasının nerede olduğunu bilmek için düzenli takip etmeniz gerekir. Fatura takibi için Bizim Hesap’ı kullanarak kimin kime ne kadar borcu var, anında görebilirsiniz.

Adat Faturası Nedir?

Adat faturası, şirketin “Paramı kullandın, şimdi faizini ödeme zamanı” diyerek kestiği faturadır. Şirket ortağı veya ilişkili bir firma şirkete borçlanmışsa ve yıl sonunda hala borçlu görünüyorsa şirket zarar etmiş sayılır (çünkü o parayı bankaya koysa faiz kazanacaktı).

Bu zararı telafi etmek için adat faturası kesilir ve özellikleri şöyledir:

• Normal bir mal satışından ziyade bir faiz faturası niteliğindedir.
• Yıl sonunda yapılan cari hesap mutabakatıyla borçlu taraf belirlenir.
• Hesaplanan ticari faiz tutarı faturayla birlikte resmileştirilir.
• Böylece şirketin alacağı tahakkuk ettirilmiş (kayıtlara geçmiş) olur.

Şirketin borç alacak bakiyesi (yani kimin kime borçlu olduğu) netleştiğinde faturayı hemen kesmeniz gerekir. Adat faturanızı e-fatura sistemi üzerinden saniyeler içinde oluşturup gönderebilirsiniz.

Adat Faturası Neden Kesilir?

İşletmeler, vergi kanunlarındaki örtülü sermaye önleme ve transfer fiyatlandırması düzenlemeleri nedeniyle adat faturası keser. Ayrıca şirket varlıklarının bedelsiz bir şekilde ortaklar veya ilişkili kişilerce kullanılması, vergi kaybı olarak görülür. Dolayısıyla şirketin nakit kullanımı üzerindeki denetim mekanizmasına da benzetebiliriz.

Haklı olarak “Kendi şirketimin parasını kullandım, neden fatura kesiyorum?” diyebilirsiniz. Fakat devlet (Maliye) olaya şöyle bakar:

“Şirket ayrı bir kişiliktir, ortak ayrı bir kişiliktir. Şirketin parasını bedavaya kullanamazsınız, kullanırsan vergisini ödemelisiniz.”

Adat faturası şu nedenlerle de kesilir:

• Vergi Cezası Yememek için: Devlet, paranın bedelsiz kullanımını örtülü sermaye önleme kanunlarına aykırı bulur.
• Şirket Kasasını Korumak için: Şirketin nakit kullanımı şahsi işlere kayarsa şirket maaş ödeyemez hale gelebilir. Adat, işletme finansmanı sağlığını korur.
• Gecikme Bedeli: Parayı geç ödemenin bir gecikme maliyeti olmalıdır.
• Adalet Sağlamak: Ortaklar veya grup şirketleri arasındaki ilişkililer arası denge bozulmasın diye bu fatura kesilir.

Unutmamak gerekir ki adat faturası teknik olarak bir finansman hizmeti sayılır. Bu nedenle hesaplanan faiz tutarı üzerinden düzenlenecek faturada vergi mevzuatına uygun şekilde katma değer vergisi uygulanması bir zorunluluktur.

Eğer süreçte hangi oranların geçerli olduğu veya matrahın nasıl belirleneceği konusunda soru işaretleriniz varsa süreçlerinizi hatasız yönetmek için KDV hesaplama rehberimize göz atabilirsiniz.

Adat Faturası Kime Kesilebilir?

Adat faturası, şirket kasasından veya bankasından para kullanan ve borçlu bakiyesi veren taraflara kesilir. Bu işlemde en sık karşılaşılan durum, ortaklara kesim yapılmasıdır. Yani şirketten para çeken ortağa faiz faturası düzenlenir.

Kapsama giren diğer kişi ve kurumlar ise şöyledir:

• İlişkili Kişiler: Ortağın eşi, kardeşi veya şirketin sahibinin diğer şirketleri.
• Grup Şirketleri: Aynı holdinge bağlı bir grup şirketi diğerinden borç almışsa.
• Özel Müşteriler: Ticari kurallara uymayan vadelerle borçlanan bir tedarikçi müşteri varsa, onlar da cari hesap tarafları olarak bu kapsama girebilir.

Özetle, şirketin parasını kullanan tüm cari hesap tarafları, dönem sonunda borçlu iseler adat faturasına muhatap olabilirler.

Adat Faturası Gider Olarak Gösterilebilir mi?

Adat faturası, faturayı düzenleyen şirket için bir gelirken faturayı alan taraf için gider niteliği taşıyabilir. Ancak bu giderin vergiden düşülebilmesi, yani kanunen kabul edilen gider sayılabilmesi için belirli şartlar vardır.

Kısaca cevap duruma göre değişir diyebiliriz:

• İş içinse Evet: Borçlanma ticari bir zorunluluksa kanunen kabul edilen gider olabilir.
• Kurallara Uygunsa: İşlemin piyasa koşullarına uygun olması ve gider yazma şartlarını taşıması gerekir.
• Zamanlama Önemli: Faturanın o yıl içinde kayıtlara girmesi, yani dönemsel tahakkuk yapılması şarttır.
• Belge Tam Olmalı: Muhasebede belge düzeni tam değilse veya işlem sadece kar aktarımı gibiyse devlet bunu gider kabul etmez ve vergi matrahı hesabında dikkate almaz.

Adat Faturasında KDV Olur mu?

Adat işlemi, özünde bir finansman hizmeti sağlama işidir ve bu nedenle Katma Değer Vergisi'ne (KDV) tabidir. Adat faturası düzenlenirken KDV hesaplama işlemi, belirlenen faiz tutarı üzerinden yapılır.

KDV uygulamasıyla ilgili detaylar:

• Vade Farkında KDV: Tıpkı mal satışlarındaki vade farklarında olduğu gibi vade farkında KDV nasıl uygulanıyorsa adat işleminde de mantık aynıdır.
• İstisna Durumu: Herhangi bir istisna durumu (banka ve sigorta işlemleri hariç) genel olarak söz konusu değildir.
• KDV Oranı: Standart ticari işletmeler için genel KDV oranı (güncel oran ne ise örneğin %20) uygulanır.
• Tevkifat İhtimali: Faturayı kesen veya alan tarafın mükellefiyet durumuna göre nadiren de olsa tevkifat ihtimali gündeme gelebilir.

Adat Faturası BA BS Formunda Bildirilmeli mi?

Adat faturası da diğer ticari faturalar gibi Vergi Usul Kanunu kapsamında bildirimlere tabidir. Özellikle bilanço esasına göre defter tutan mükelleflerin verdiği Form Ba Bs bildirimlerinde bu faturaların durumu kritiktir.

Bildirim sürecinde şunlara dikkat edilmelidir:

• Bildirim Eşiği: Her yıl belirlenen bir bildirim eşiği (örneğin 5.000 TL ve üzeri) söz konusudur.
• Tutar Limiti: Eğer düzenlenen adat faturası KDV hariç olarak tutar limiti üzerindeyse mutlaka bildirilmelidir.
• Aylık Bildirim: Bildirimler aylık bildirim şeklinde yapıldığı için faturanın kesildiği ayın beyanında yer almalıdır.
• Karşı Taraf Eşleştirme: Mutabakat süreçlerinde sorun yaşamamak adına faturayı kesen ve alan tarafın karşı taraf eşleştirme yaparak tutarları teyit etmesi gerekir.

Adat Faturasının Muhasebe Kaydı

Adat faturasının muhasebeleştirilmesi, işlemin doğru hesaplara kaydedilmesi açısından dikkat gerektirir. Öncelikle işletmenin kullandığı hesap planı doğrultusunda ilgili gelir veya gider hesapları belirlenmelidir.

Adat Faturası Örneğin için Kayıt (Faturayı Kesen Taraf İçin):

1. Faturayı kesen taraf için bu işlem bir faiz geliri olduğundan tahakkuk kaydı genellikle “642 Faiz Gelirleri” hesabı kullanılarak yapılır.
2. KDV tutarı “391 Hesaplanan KDV” hesabına işlenir.
3. İşlemin resmiyet kazanması ve defterlere işlenmesi için düzenlenen mahsup fişi ile kayıt aşağıdaki gibi tamamlanır:

Sıkça Sorulan Sorular