İrsaliyeli fatura taşınan mal ile ilgili tüm resmî belgelerin bir arada durduğu önemli bir evraktır. Bu evrak sayesinde ürünün satılması ve lojistiği ile ilgili tüm bilgileri bir arada görmeniz mümkündür. Geleneksel ticarette irsaliye ve fatura ayrı belgelerdir. Bu şekilde ticaret yaparken sevk irsaliyesi kesildikten sonra, en geç 7 gün içinde faturanın düzenlenmesi ve gönderilmesi de gerekir. Bu uygulama iki ayrı iş süreci demektir. Zaman gerektiren bu iki ayrı iş akışı potansiyel hataların da artması anlamına gelir. Günümüz rekabetçi piyasasında uçtan uca ilerleyecek tüm ticari operasyonun hızlı ve optimal şekilde sürmesi önemlidir. Bunun için olası sorunların minimize edilmesi gerekir. Fatura ve sevk irsaliyesinde oluşabilecek herhangi bir uyuşmazlık, tedariğin geriye dönük çalışmasına neden olur. Malın gönderimi ile ilgili işlem takibi, stok takibi, lojistik gibi sistemler ile finans yönetimi tarafının tekrar tekrar kontrol edilmesi tüm işi sekteye uğratır. Bu da tedarik zinciri sürecinde çeşitli tıkanıklıklara yol açar. Bizim Hesap ile her iki evrakı bir arada oluşturmanız ve işlerinizi daha hızlı şekilde tamamlamanız mümkündür. O hâlde irsaliye faturası nedir ve nasıl düzenlenir, bu iki evrakın bir arada olmasının avantajları nelerdir hep birlikte bakalım.
İrsaliyeli Fatura ile Fatura Arasındaki Fark Nedir?
İrsaliyeli faturada sevk ile ilgili bilgiler de yer alır. Dolayısıyla fatura aynı zamanda sevk irsaliyesi yerine de geçer. Şirketler için önem taşıyan sevk irsaliyesi, satışı yapılan ürünün lojistiği ve teslimi esnasında gereken tüm kayıtların tutulduğu resmî bir belgedir. Bu resmî belge, mali kontrollerde ibraz edilecek şekilde düzenlenir. Dolayısıyla mali kontrol kuruluşlarının standartlarına uyan ve ilgili resmi kurumların onay verdiği bir evrak olması önemlidir. Sevk irsaliyesi, satılan ürünün özelliklerini, miktarını, kim tarafından nereye teslim edileceğini gösterir. Fatura ise ürünün satışının resmî hâle getirildiği bir evraktır. Bu evrak, ürünün teslim edilme süreciyle ilişkili değildir. Satışı gerçekleştiren firma, ürüne biçilen değerin para cinsinden karşılığını bu belge ile ibraz etmiş olur. Ödemeyi yapacak firma da bu belge sayesinde aldığı ürünün cinsi, nitelikleri, adedi, ödemesi gereken ücreti ve bu tutar üzerinden belirlenmiş vergi oranları gibi tüm bilgileri bir arada görebilir. Fatura sayesinde ticari alışveriş yapan kuruluşlar arasında iletilen para miktarı belgelenmiş olur. Bu belge aynı zamanda mali kuruluşlarca da yapılan ticaretin tanınır hâle gelmesini sağlar.
İrsaliyeli fatura ise ürünün satışı ve lojistiği ile ilgili tüm bilgilerin yer aldığı belgedir. Bu tip evraklar e-fatura şeklinde hazırlanırken düzenleme tarihi, saat ve dakika gibi bilgiler de yer alır. Tüm detayların bir belgede görünür olması faturanın irsaliye yerine de geçmesi anlamına gelir. Bunun yanı sıra e-faturanın çıktısı alındığında üzerinde “İrsaliye yerine geçer” ibaresinin olması önemlidir. Böylelikle evrak e-irsaliyeli fatura hâline gelir. Satış yapan firma yetkilisinin bu çıktıyı imzalaması, ticari olarak bu evrakı kabul ettiği anlamına gelir. İrsaliyeli fatura türü belgelerde, belge ve ürünün teslim tarihleri aynı olmalıdır. E-fatura uygulamalarında ürün teslimi ile aynı anda fatura düzenlenmesi sürecin uçtan uca kontrolü açısından avantajdır. Eğer bir ürüne e-irsaliyeli fatura kesiyorsanız, ürünü bu evrakla birlikte göndermeniz gerekir. Bir irsaliyeli fatura örneği gönderilen firma bilgilerini, e-irsaliyeli faturanın seri ve sıra numaralarını, gönderen ve alıcı ticari kimlik bilgilerini, fiili sevk, düzenleme tarihini ve saatini de ibraz eder.
İrsaliyeli Fatura Kaç Örnek Düzenlenir?
İrsaliyeli fatura kaç örnek düzenlenir ve uygulamada dikkat edilmesi gereken noktalar nelerdir? Bu soruların yanıtlarını şöyle maddelememiz mümkün:
- İrsaliyeli faturayı düzenleyen kurum ve kişiye ait bilgiler evrak üzerinde yer almalıdır. Bu bilgiler arasında kişinin adı, firmanın ticari ünvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası bulunur.
- Evrak üzerinde ürünün teslim edileceği firmanın ismi, ticari ünvanı, vergi dairesi ve numarası yer almalıdır. Eğer ürün bir firmaya değil kişiye teslim edilecekse vergi bilgilerinin olması gerekmez.
- Gönderilen ve teslim edilecek mal veya hizmetin ne olduğu, adedi ve fiyatı ile KDV oran ve tutarının evrakta yer alması gerekir.
- Faturanın düzenlenme tarihi, saati ve ne zaman sevk edildiğine dair bilgilerin de irsaliyeli faturada olması şarttır.
- Kesilecek olan irsaliyeli faturada seri ve sıra numarasının olması önemlidir. Bunun yanı sıra bu tip evrakların tamamında olması gereken çeşitli bilgiler vardır. Bunlar Maliye Bakanlığı klişesi veya noter tasdiki gibi bilgilerdir.
- İrsaliyeli faturanın kim tarafından hazırlandığı da önemli başka bir konudur. Basılı evraklarda matbaanın, e-faturalarda ise uygulamayı hazırlayan firmanın bilgilerinin fatura üzerinde olması gerekir.
- Tüm bu bilgilerin yer aldığı irsaliyeli fatura toplamda 3 örnek olarak düzenlenir. Bu nüshaların her biri müşteri, lojistik ve satışı gerçekleştiren şirket tarafında satışın ve sevkiyatın gerçekleştiğine dair önemli belgelerdir. Dolayısıyla bu sürece dair herhangi bir kontrolde ibraz edilebilecek şekilde korunmalı ve saklanmalıdır.
İrsaliyeli Fatura Kaç Nüshası Müşteriye Verilir?
İrsaliyeli fatura 3 nüsha olmalıdır. Bu nüshaların biri, faturayı kesen firmada kalır. Diğer ikisi ise ürünü taşıyan araca verilir. Araçta yer alan faturaların ikisi de müşteriye verilir. Kesilen irsaliyeli faturanın asıl nüshasının müşteriye verilmesine dikkat edilmelidir. Bir başka deyişle irsaliyeli e fatura kesildiğinde ilk ve ikinci yaprak müşteriye gönderilir, üçüncüsü ise firmada kalır. Birden fazla düzenlenen faturalarda her bir örneğe bir sıra numarası konulması gerekir. Kâğıt üzerinde kesilen faturalarda genellikle koçanda bir adet fazladan fatura bulunur. Bu da muhasebe fişinin üzerine eklenir ve o şekilde arşivlenir. Bilgisayar üzerinden kesilen e faturalarda ise alınan her çıktıya otomatik olarak bir sıra sayısı atanır. Böylelikle manuel hatalar minimize edilmiş olur. Bunun yanı sıra e irsaliyeli faturaların kullanıldığı modüller çeşitli operasyonel bileşenlere entegredir. Kestiğiniz irsaliyeli fatura modülü, şirketinizin muhasebe tarafıyla iletişim hâlinde kalarak alacak – borç güncellemesini de kolaylıkla yapabilmenizi sağlar.
İrsaliyeli fatura yerine irsaliye kullanılır mı sorusu da sıkça sorulan sorular arasındadır. Sevk irsaliyesi fatura yerine geçmez. Sevk irsaliyesi faturalandırılmamış ürünler için düzenlenen, ürünün taşınmasına dair bilgilerin yer aldığı bir evraktır. Üretici – tedarikçi alışverişinde olduğu gibi dönemsel fatura kesimleri gerçekleştirilen durumlarda her ürün tesliminde fatura kesilmez. Firmaların karşılıklı olarak mutabık kaldıkları dönemlerde toptan fatura kesimi gerçekleştirilir. Bu durumda sadece irsaliye kesilerek ürünün lojistiği resmî hâle getirilmiş olur. Bizim Hesap olarak ön muhasebe işlemlerinizi pratik şekilde ve kolaylıkla gerçekleştirmeniz için çözümler sunuyoruz. Bu uygulamada ile ön muhasebe süreçlerinizi kolaylıkla yönetebilirsiniz. Dolayısıyla e-fatura dâhil olmak üzere tüm işlemlerinizde uygulamayı kullanabilirsiniz. Bizim Hesap aracılığıyla fatura ve irsaliye düzenlemek oldukça kolaydır. Uygulamada faturanın nasıl kesileceği konusunda tüm detaylar yer alır. Eksik veya hatalı bilgi girişlerinde kullanıcı uyarı alarak gerekli düzeltmeleri yapabilir. Online ön muhasebe programı sayesinde ofis dışında olsanız bile uygulamaya erişim sağlamanız mümkündür. Telefon ve / veya tablet türü akıllı cihazlarınıza yükleyeceğiniz uygulama ile tüm ön muhasebe işlemlerinizi mekân ve zamandan bağımsız olarak tamamlayabilirsiniz. Ayrıca tüm işlemlerinizi tek ekran üzerinden yöneterek size özel çözümlerle işinizin muhasebe tarafını daha da kolay hâle getirebilirsiniz.