Ön muhasebe alanında mı kariyer yapmak istiyorsunuz? Belki de ön muhasebe elemanına ihtiyaç duyan bir işverensiniz. Sizler için ön muhasebe elemanı hakkında bilgileri derledik.
Bu yazımızda ön muhasebe elemanı nedir, görev tanımı ve sorumlulukları nelerdir, hangi işlemleri yapar, çalışma alanları nelerdir gibi soruları yanıtladık.
Ön Muhasebe Elemanı Nedir? Görev Tanımı ve Sorumlulukları
Önce ön muhasebe elemanını tanımlayarak başlayalım. Ön muhasebe elemanı nedir sorusuna şöyle yanıt verebiliriz:
Ön muhasebe elemanı; firmaların muhasebe bölümlerinde çalışan, mali işlemleri kaydeden, takip eden ve muhasebeleştiren kişidir. Kısaca ön muhasebe elemanları, bir şirkete ait mali kayıtları tutarlar.
Bu işlemler arasında
- fatura/irsaliye (veya e-fatura, e-arşiv fatura) düzenleme ve kaydetme,
- stok takibi,
- borç alacak takibi,
- çek senet takibi,
- kasa takibi,
- gelir gider takibi,
- cari hesap takibi gibi işlemler yer alır.
Bu işlemlere ait evrakların mevzuata uygun şekilde düzenlenmesinden, verilerin hatasız girilmesinden ve arşivlenmesinden sorumludurlar. İşletmenin ihtiyaçlarına uygun yöntem ile (fiziki defter, Excel ya da bir ön muhasebe programı vb.) bu işlemleri gerçekleştirirler.
Ön muhasebe elemanları bu işlemleri uygun şekilde yerine getirerek genel muhasebe için bir hazırlık oluştururlar.
Ön Muhasebe Elemanı Hangi İşlemleri Yapar?
Ön muhasebe elemanı, firmanın rutin mali işlemlerinin yapılmasından ve kaydedilmesinden sorumludur. İşte ön muhasebe elemanının yaptığı işlemlerden bazıları:
- Fatura, irsaliye, e-fatura gibi belgeleri düzenleyip kaydeder.
- Şirkete ait banka hesaplarını takip eder.
- Kasadaki günlük girdi çıktıları takip eder.
- Mali işlemleri ve evrakları mevzuata uygun şekilde düzenleyip arşivler.
- Personel maaş ödemelerini ve yol, yemek vb. ek ödemelerin hesaplamasını yapar.
- Finansal işlemlere ait verilerin şirketin kullandığı ön muhasebe programına kaydedilmesinden sorumludur.
- İşletmenin cari hesap takibini yapar yani müşterilerden alacaklarını ve tedarikçilere olan borçlarını takip eder.
- Stok giriş çıkışlarının takibini yapar.
- Finansal raporlar için bilgi ve verilerin hatasız kaydedilmesini sağlar.
- Çek senet takibi yapar ve ilgili ödemeleri kaydeder.
- İlgili departmanlarla (satın alma vb.) işbirliği içinde çalışır.
Tüm bu işlemler ile şirketin finansal yönetimine yardımcı olur ve genel muhasebe için uygun zemin hazırlar.
Ön muhasebe elemanının yaptığı işlemler genel olarak bu şekilde olsa da işletmelere göre bu işlemler değişebilir.
e-Belge Biz’de, İşini Yönetmek Sizde!
İşletmenizin ihtiyacı olan e-Arşiv, e-Fatura, e-İrsaliye gibi tüm e-dönüşüm araçlarına karmaşık ekranlarla uğraşmadan Bizim Hesap ile tek panelden erişebilirsiniz.
Ön Muhasebe Elemanının Kullandığı Araçlar ve Programlar
Bir ön muhasebe elemanının birincil sorumluluğu, mali işlemlere ait bilgilerin doğru şekilde düzenlenip kaydedilmesidir. Ön muhasebenin kapsamına giren pek çok işlem için yardımcı programlar bulunuyor. O nedenle hesaplamalar, belgelerin yedeklenmesi vb. pek çok işlem manuel değil otomatik olarak yapılıyor.
Bir ön muhasebe elemanının kullandığı araçlar ve programlar genellikle şu şekilde olur:
- Manuel gelir gider ve stok takibi, raporlama gibi işlemler için Excel ya da Google Sheets,
- Belgeleri yedeklemek için Google Drive, Dropbox vb. bulut tabanlı depolama araçları,
- Banka hesap takibi için her banka için farklı online bankacılık uygulamaları,
- Ön muhasebe programları (örneğin Bizim Hesap).
Kapsamlı bir ön muhasebe programı kullandığınızda başka herhangi bir araç ya da program kullanmanıza gerek kalmaz. Stok takibinden raporlamaya tüm işlemlerinizi tek bir ekrandan yapabilirsiniz.
Ön Muhasebe Elemanının İşletmeler İçin Önemi
Ön muhasebe elemanının yaptığı işlemleri sıraladık. Bu işlemler göz önünde bulundurulduğunda ön muhasebe elemanının bir işletme için ne kadar kritik bir pozisyon olduğunu görebiliriz.
Örneğin stok takibinde, cari hesap takibinde, evrakların arşivlenmesinde ya da fatura düzenlemede yapılacak herhangi bir hata büyük sorunları beraberinde getirir. O nedenle iyi bir finansal yönetim, düzenli ve hatasız yapılan bir ön muhasebe ile başlar.
Hatasız bir genel muhasebe için ön muhasebenin uygun hazırlığı yapması gerekir.
Ön muhasebe, şirketin sürdürülebilir büyümesi için önemli aşamalardan biridir. Ön muhasebe elemanlarının titiz ve hatasız çalışması, şirketin finansal yönetimini ve geleceğe yönelik stratejik kararlar almasını kolaylaştırır.
Ayrıca tüm evrakların yasalara uygun olmasını sağlayarak yasal yaptırımların önüne geçer.
Bir Ön Muhasebe Elemanında Aranan Nitelikler
Ön muhasebe elemanları firmaların muhasebe departmanlarında önemli sorumlulukları üstlenerek çalışırlar. Her ne kadar yapılan mali işlemler rutin olsa da hatasız olmaları işletme için çok önemlidir.
Bir ön muhasebe elemanında aranan nitelikler de bu sorumluluklara göre şekilleniyor:
- Artık çoğu işlem otomatik olsa da yeterli matematik bilgisine sahip olmalı ve bu konuda pratik olmalı.
- Ön muhasebe, düzen demektir. O nedenle çalışırken düzenli olmalı.
- En ufak bir hata büyük sorunları getirebileceği için titizlikle çalışmalı ve detaylara dikkat etmeli.
- Tahsilat, ödeme gibi işlemleri yapabilmeli.
- Finansal verileri ve tabloları yorumlayabilmeli.
- Muhasebe alanında belli bir bilgi birikimi olmalı (lise veya ön lisans vb. eğitim ya da ilgili bir kurs aracılığıyla).
- Ön muhasebe yazılımları hakkında bilgi sahibi olmalı.
- İlgili yasal mevzuatlar hakkında bilgi sahibi olmalı.
- Güncel yasal değişiklikleri takip etmeli.
- Aynı anda pek çok işlemden sorumlu olacağı için iyi bir planlama yeteneği olmalı.
- Fatura vb. evrakları mevzuatlara göre düzenleyebilmeli.
- Gerektiğinde diğer departmanlarla uyum içinde çalışmalı ve güçlü bir iletişim yeteneği olmalı.
Ön Muhasebe Elemanının Çalışma Alanları
Pek çok sektörden hemen her işletmenin muhasebe ihtiyacı olduğu için ön muhasebe elemanları bu işletmelerde çalışabilir. İşte ön muhasebe elemanlarının çalışma alanları:
- Ticaret, perakende vb. sektörlerdeki özel işletmeler,
- Hizmet sektöründeki firmalar,
- Üretim yapan firmalar (sanayi vb.),
- Küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ’ler),
- Belediyeler, devlet daireleri gibi kamu kurumları,
- Muhasebe hizmetleri sunan muhasebe ofisleri,
- Bankalar,
- Dernek, vakıf gibi kuruluşlar.
Ön Muhasebe Elemanı ile Genel Muhasebe Elemanı Arasındaki Farklar
Ön muhasebe ve genel muhasebenin kapsamında olan işlemler farklıdır. O nedenle ön muhasebe elemanları ve genel muhasebe elemanlarının yaptıkları işlemler, sorumlu oldukları alanlar farklılık gösterir.
| Ön Muhasebe Elemanı | Genel muhasebe Elemanı |
|---|---|
| Şirketlerin günlük finansal işlemlerinin kaydedilmesinden sorumludur. | Şirketlerin genel finansal durumlarından sorumludur. |
| Borç ve alacakları, nakit akışını, fatura ve irsaliyeleri vb. kaydeder. | Kaydedilen işlemler ışığında finansal tablolar ve raporlar oluşturur. |
| Şirketin mali işlemlerini kayıt altına alınmasını sağlar. | Şirketin finansal durumunu analiz edip yorumlar. |
| Finansal işlemlere ait belgeleri düzenler ve kaydeder. | Kaydedilen belgelere göre beyanname hazırlayıp devlet kurumlarına iletir. |
Tabloyu incelediğimizde
- ön muhasebenin daha çok rutin diyebileceğimiz stok takibi, fatura düzenle, cari hesap takibi gibi işlemlerden sorumlu olduğunu,
- genel muhasebenin ise ön muhasebenin hazırladığı zemin ışığında genel finansal durumu analiz ettiğini söyleyebiliriz.
Sıkça Sorulan Sorular
Bir ön muhasebeci olmak için belli bir bilgi birikiminiz olması gerekir. Bunun mutlaka bir lise, ön lisans ya da lisans düzeyinde eğitim ile olması gerekmez. Ön muhasebeyle ilgili kurslar ve sertifika programları da yeterli olabilir.
Eğitimin dışında bu alanda bir staj yapmış olmanız da ön muhasebeci olmanıza yardımcı olabilir.
Ayrıca ön muhasebenin çok büyük bir kısmı çeşitli programları kullanmaktır. O nedenle ön muhasebe programları ve diğer ilgili yazılımlar hakkında bilgi sahibi olmalısınız.
Kurslar, staj vb. aracılığıyla belli bir bilgi birikimine sahip olduğunuzda ön muhasebeci olarak ilgili iş ilanlarına başvurabilirsiniz.
Bu alanda eğitim almış olmak ön muhasebeci olmak için hızlı bir yol sunsa da muhasebe ile ilgili lise ya da lisans eğitimi almayanlar da ön muhasebeci olabilir.
Ön muhasebeci olabilecek kişileri şu şekilde özetleyebiliriz:
– Ticaret meslek liselerini muhasebe bölümü ile tamamlayanlar,
– Lisans veya ön lisans eğitimini muhasebe, finans vb. alanlarda tamamlayanlar,
– Şirketlerin muhasebe bölümlerinde ya da muhasebe ofislerinde staj yapanlar,
– Çeşitli kurslar ve programlar ile kendini bu alanda geliştirmiş olanlar ön muhasebeci olabilir.
İhtiyaçlara göre değişmekle birlikte genel olarak bir ön muhasebeci Excel, Google Sheets, Dropbox gibi uygulamaları kullanabilmeli. Bu araçlar, işlemleri manuel yapan ön muhasebeciler için özellikle önemlidir.
Ancak şirkette kapsamlı bir ön muhasebe programı kullanılıyorsa ek herhangi bir program kullanmaya ihtiyaç duymaz.
