Şirketlerin alım, satım, ödeme ve tahsilatının kaydı, çoğu zaman farklı sistemlerde tutulur. Taraflar farklı belgeleri baz alabilir ve dönem dönem hesap hataları ortaya çıkabilir. Bu noktada, şirketinizin kayıtlarıyla çalıştığınız diğer firmanın kayıtlarının tam olarak örtüşmesini sağlamak için cari mutabakat devreye girer.
Peki, cari mutabakat nedir ve işletmenizin finansal sağlığı için neden bu kadar önemlidir?
Bu yazıda, bir işletmenin finansal denetiminin temeli olan cari hesap mutabakatı sürecinin tanımından, cari mutabakat nasıl yapılır sorusunun adım adım cevabına kadar her detayı bulacaksınız.
Cari Mutabakat Nedir?
Cari mutabakat (veya cari hesap mutabakatı), iki ticari işletmenin kendi aralarındaki ticari işlemlerden (alım-satım, ödeme, tahsilat) kaynaklanan cari hesap bakiyelerini karşılıklı olarak teyit etme sürecidir.
Özetle; karşılıklı alacak ve borç defterlerindeki bakiyeleri karşılaştırıp aradaki farkların nedenlerinin tespit edilmesini ifade eder. Cari hesap takibi ile iki tarafın elindeki kayıtları eşitlemek hedeflenir.
Bu çalışma sayesinde; kayıt hatası, ödeme gecikmesi, iade farkı gibi farklılıkları tespit ederek alacak borç kontrolü mümkün olur. Bunun sonucunda, ticari mutabakat ile bir uzlaşma sağlanır ve ticari ilişkiler sağlam bir zemine oturur.
Cari Mutabakat Neden Yapılır?
Düzenli olarak cari mutabakat yapmak, şunları sağlar:
- Finansal Doğruluk: Kayıtlar arasındaki farklılıkları erkenden tespit ederek şirketinizin gerçek mali kontrol ve pozisyonunu doğru görebilirsiniz.
- Hata ve Usulsüzlük Tespiti: Muhasebe birimleri arasında cari dönem içinde kayıt hatalarını, unutulan faturaları veya yanlış işlenmiş ödemeleri ortaya çıkararak hesap denetimi yapmanızı kolaylaştırır.
- Hukuki Zemin: Mutabık kalınan bakiyeler, ileride doğabilecek anlaşmazlıklarda güçlü bir ispat olarak sizi güvende tutar.
- Etkili Nakit Planlaması: Doğru borç alacak takibi sayesinde şirketin tahsilat ve ödeme planları daha gerçekçi yapılabilir.
Cari mutabakat zorunlu mudur?
Evet, Türk Ticaret Kanunu madde 94’e göre “Sözleşme veya ticari teamül uyarınca, belirli hesap devreleri sonunda devre hesabı kapatılır ve alacak ile borç kalemleri arasındaki fark belirlenir.”
Ancak taraflar arasında sözleşme yoksa her yılın son günü hesabın kapatılması ve teyit edilmesi için belirlenen gün olarak kabul edilir.
Cari Mutabakat Türleri Nelerdir?
Mutabakat çeşitleri, ticari ilişkinin yönüne ve uzlaşma istenen hesap tiplerine göre iki ana başlıkta incelenir: Alacak mutabakatı ve borç mutabakatı.
Bu iki tür, işletmenizin genel finansal uzlaşma türleri stratejisini belirler.
Alacak Mutabakatı
İşletmenizin müşterilerden alacaklarını teyit etmek için yapılan süreçtir. Sizin defterlerinizdeki alacak bakiyesinin, müşterinizin defterlerindeki borç bakiyesi ile eşleşip eşleşmediğini kontrol etmeyi amaçlar.
Bu, doğrudan müşteri alacakları ve tahsilat kontrolü ile ilgilidir. Genellikle müşterilere yazılı mutabakat formları (e-posta veya KEP yoluyla) gönderilir ve alıcının size olan borcunun miktarını ve vadesini onaylaması istenir.
Bu tür, tahsilatların doğru takibi ve potansiyel tahsilat sorunlarının erken tespitini kolaylaştırır. Yanlış kesilen faturalar, eksik ödemeler veya kayıt hataları bu süreçte kolayca ortaya çıkarılır.
İlginizi çekebilir: Tahsilat Riski Nedir? Nasıl Yönetilir?
Borç Mutabakatı
İşletmenizin tedarikçilere olan borçlarını teyit edilmesi işlemidir. İşletmenizin defterindeki borç bakiyesinin, tedarikçinin defterindeki alacak bakiyesi ile karşılaştırılması ve mutabık kalınması hedeflenir.
Bu süreç, sadece ödeme takibi açısından değil; aynı zamanda tedarikçi ilişkilerinin sağlığı, olası gecikme cezalarının önüne geçilmesi ve işletmenin finansal güvenilirliğinin sürdürülmesi açısından da kritik bir rol oynar.
Doğru ve zamanında yapılan borç mutabakatı, işletmenin likidite yönetimini güçlendirir ve ödeme planlarının güvenilirliğini artırır.
Cari Mutabakat Nasıl Yapılır?
Temel cari mutabakat adımları şunları içerir:
- Hesap Kontrolü: Mutabakat yapılacak cari hesap için kendi kayıtlarınızdaki borç ve alacak bakiyesi belirlenir.
- Mutabakat Formu Gönderimi: Mutabakat bakiyesi, fatura ve dekont listelerini içeren cari hesap mutabakat formu karşı tarafa gönderilir.
- Karşılaştırma ve Teyit: Karşı taraf, kendi kayıtlarıyla formu karşılaştırır ve bakiyeyi teyit eder veya farklı bir bakiye bildirir.
- Fark Analizi: Bakiyeler uyuşmuyorsa her iki tarafın muhasebe birimleri uyuşmazlığın kaynağını bulmak için işlem bazlı inceleme yapar (kayıt tarihi farkı, yolda olan ödeme, iade faturası vb.).
- Kayıt Düzeltme: Uyuşmazlık çözüldükten sonra, hatalı kaydı olan taraf kendi defterlerini düzeltir ve finansal uzlaşma işlemi tamamlanır.
Mail ile Cari Mutabakat
En yaygın uzlaşma yöntemi, aşağıdaki gibi bir mutabakat mail örneği kullanılarak yapılan e-posta ile mutabakat yapabilirsiniz.
Mail yoluyla uzlaşma, hem hızlı hem de yazılı bir kanıt bırakır. e-Postanın ekinde mutlaka resmi bir cari mutabakat formu yer almalıdır.
–
Sayın [İlgili Kişi Adı Soyadı / Unvanı],
Şirketimiz ile firmanız arasındaki ticari hesapların kontrolü ve mutabakatının sağlanması amacıyla, [Dönem, örneğin 31.10.2025] tarihi itibarıyla cari mutabakat talebimizi iletmekteyiz.
Ekte yer alan ve defter kayıtlarımıza göre [Alacak / Borç] bakiyenizi gösteren Cari Mutabakat Formunu bilgilerinize sunarız. Lütfen ekteki formu kendi kayıtlarınızla karşılaştırınız.
Mutabık kalmanız durumunda formu kaşeleyip imzalayarak tarafımıza [Süre, örneğin 3 iş günü içinde] geri göndermenizi rica ederiz.
Kayıtlarınızda bir farklılık olması durumunda ise farkın nedenlerini (eksik/fazla fatura, yanlış ödeme, vb.) belirten detaylı dokümanları bizimle paylaşmanızı rica ederiz.
İş birliğiniz için şimdiden teşekkür eder, iyi çalışmalar dileriz.
Saygılarımızla,
–
Mutabakat Formu Hazırlama
Cari mutabakat formu, mutabakat sürecinin resmi belgesidir. Form, ticari ilişkinin ispatı ve hesapların doğruluğu için büyük önem taşır. Bu mutabakat şablonu genellikle Excel veya PDF formatında hazırlanır. Formu hazırlarken profesyonel bir cari hesap mutabakat örneğinden yararlanmanız süreci kolaylaştırır.
Ön Muhasebe Programı ile Mutabakat
Geleneksel mutabakat süreçleri zaman alır ve hata yapmaya açıktır. Bu nedenle artık işletmeler ön muhasebe yazılımı kullanarak süreci otomatik hale getirerek kolaylaştırır.
Dijital mutabakat özelliği sunan programlar, saniyeler içinde toplu mutabakat maili gönderme, gelen cevapları otomatik eşleştirme ve raporlama imkanı sunar.
Muhasebe otomasyonunun bir bölümü olarak ön muhasebe yazılımları, bu özellikleriyle süreci çok daha basit ve güvenli hale getirebilir.
Cari Mutabakat Formunda Hangi Bilgiler Yer Alır?
Hazırladığınız mutabakat formunda, şu temel detayların mutlaka yer aldığından emin olun:
- Mutabakat Tarihi: Hangi tarih itibarıyla bakiyenin teyit edildiği.
- Taraf Bilgileri: Gönderen ve alıcının tam ticari unvanı, VKN/TCKN bilgileri.
- Bakiye Bilgisi: Sizin kayıtlarınızdaki kapanış bakiyesi (Alacak veya Borç şeklinde net ifade edilmelidir).
- İşlem Detayları: Mutabakat konusu bakiyeyi oluşturan son 10-15 işlemin (fatura numarası, tarihi, tutarı) listesi. Bu detay, fark analizi sırasında büyük kolaylık sağlar.
- Onay Alanı: Karşı tarafın “Mutabıkız” veya “Mutabık Değiliz” seçeneği, kaşe ve imza alanı.
Mutabakat Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Mutabakatın başarıyla tamamlanması için belli kritik kontrollere ihtiyacınız var. Bunlar yaygın mutabakat hatalarından kaçınmanıza yardımcı olabilir:
- Tarih Uyumu: Gönderilen formun tarihi ile karşı tarafın kendi kayıtlarını kapattığı tarihin birebir aynı olduğundan emin olun.
- Döviz Kuru Farkı: Eğer dövizli işlemler yapılıyorsa, mutabakatın hangi kur üzerinden yapıldığı açıkça belirtilmelidir.
- Belge Doğruluğu: Mutabakata esas olan tüm belgelerin (fatura, dekont) doğru ve eksiksiz olduğundan emin olun.
- Teyit Süreci: Mutabakatın sadece mail gönderimi ile kalmayıp karşı tarafın resmi onayının (imza/kaşe) alınmasına özen gösterin.
Cari Mutabakatın Hukuki Boyutu ve Önemi
Cari mutabakat belgesi, bir ispat aracı olarak ticari hayatta güçlü bir yasal geçerliliğe sahiptir. Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) kapsamında, düzenli mutabakat yapılması ilgili sözleşmelerin ve ticari teamülün gereği olarak görülür.
Mutabık kalınan bakiye, ileride alacak davasına konu olduğunda şirketiniz için güçlü bir ispat niteliği taşır ve muhasebe denetimi sırasında kayıtların doğruluğunu destekler.
Ticaret hukuku çerçevesinde, mutabık kalınmış bir hesap, yargılama sürecinde borcun varlığına dair en önemli yazılı kanıtlardan biri olarak kabul edilir.
Bizim Hesap ile Cari Mutabakat Nasıl Yapılır?
Bizim Hesap mutabakat özelliği, kullanıcılarına online cari mutabakat imkanı sunarak süreci kolaylaştırır.
Program üzerinden;
- Mutabakat listesi belirleyebilir,
- İstediğiniz cari hesapları seçebilir,
- Sistem üzerinden seçilen carilere otomatik olarak e-posta gönderebilirsiniz.
Bu otomatik mutabakat sistemi sayesinde, insan hatası minimuma iner ve mutabakat süreci, muhasebe personelinin saatlerini almak yerine dakikalar içinde tamamlanır.
Bizim Hesap'ın kullanıcı dostu arayüzü sayesinde bu süreci kolayca yönetebilir ve dijital cari mutabakat ile zaman kazanabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Mutabakat yapılmazsa ne olur?
Mutabakatın düzenli yapılmaması, şirket kayıtlarınızda şişirilmiş veya eksik alacak/borç bakiyeleri görünmesine neden olabilir. Bu durum; yanlış tahsilat/ödeme kararları almanıza, şirketinizin gerçek nakit akışını bilememenize ve en önemlisi bir anlaşmazlıkdurumunda alacağınızı ispatlamakta zorlanmanıza yol açar.
Mutabakat yazışmaları ne kadar süre saklanmalı?
Türk Ticaret Kanunu'na göre, ticari defterler ve belgeler (mutabakat yazışmaları dahil) 10 yıl süreyle saklanmak zorundadır.
