28.03.2023

Eczacılar için e-Fatura ve e-Defter Zorunlu mu?

Eczacılar için e-Fatura ve e-Defter Zorunlu mu?

Toplumsal ve sektörel ihtiyaçlar çerçevesinde dijital teknolojilerin iş akışlarına entegre edilmesi dijital dönüşümdür. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından dijital dönüşüm kapsamında e-Fatura ve e-Defter kullanımı bazı işletmelere zorunlu tutulur. Medikal malzeme ve ilaç temini yapan eczanelerin de belli koşullar çerçevesinde dijital dönüşüm adımlarına dahil olması zorunludur.

  • 509 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği`nin IV.1.4 maddesinde eczanelerin e-Fatura kullanımına geçişi hakkında açıklamalar yer alır (1).
  • Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından düzenlenen Kanun`da kapsama alınanlar; sağlık hizmet sunucuları, ilaç ve etken madde, medikal malzeme temin eden fatura mükellefleri şeklinde belirtilmiştir.
  • İlgili kanuna göre SGK ile sözleşme yapan tüm eczanelerin e-Faturaya geçişi zorunlu tutulmuştur.
  • 01.07.2021 tarihi itibari ile SGK sözleşmesi olan eczanelerin kendilerine verilen sürede e-Fatura geçişi başlamıştır.
  • e-Faturasına zorunlu geçiş yapan birçok işletme için e-Defter yükümlülüğü de getirilmiştir. Bu nedenle 01.01.2022 tarihinden itibaren eczanelere Defter Beyan Sistemi geçişi zorunlu tutulmuştur.
  • 2022 yılında brüt satış hasılat tutarı 3 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler için faturaya geçiş tarihi 1 Temmuz 2023 tarihi olarak belirlenmiştir.
  • Yayınlanan tebliğde e-Defter uygulamasına geçiş tarihi olarak 1 Ocak 2024 belirlenmiştir.

Eczanelerin e-Fatura ve e-Defter Geçişinde Bilmesi Gerekenler

Kanuni yükümlülükler gereğince dijital dönüşüm kapsamında yapılan değişikliklere başvuru öncesi bazı şartların sağlanması gerekir. e-Fatura ve e-Defter için başvuru yapmadan önce dikkat etmeniz gerekenler şunlardır:

  • e-Fatura mükelleflerinin dijital ortamda hukuki fatura düzenlemesi için e-imza sahibi olması gerekir. Bu nedenle başvuru yapmadan önce e-imza alabilir ya da elinizdeki imzanın güncelliğini doğrulayabilirsiniz.
  • Eczanelerde mali sorumluluk eczane sahibine ait olduğu için mali mühür kullanılmaz. Bu nedenle çoğu eczane için mali mühür gerekliliği yoktur ve yerine e-imza yeterlidir.
  • Vereseli eczanelerde birden fazla varis olması durumunda, adi ortaklık ile kurulmuş olduğu için mali mühür kullanılması gerekir. e-Fatura ve e-Defter başvurusu öncesi Kamu SM internet sayfasından online başvuru ile mali mühür alabilirsiniz.
  • 3 yıllık mali mühür sertifikası ve akıllı kart okuyucuyu bedeli 2023 yılında  gerçek kişiler için 413 TL, tüzel kişiler için 590 TL’dir.
  • Mali mühür dijital ortamda elektronik kaşe yerine kullanılır ve firmanın sorumluluğunu yansıtır. E-imza ise şahsa verilir ve ıslak imzanın elektronik ortamdaki karşılığıdır.
  • e-İmza, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile belirtilen elektronik imza servis sağlayıcıları tarafından temin edilerek resmileştirilmelidir.
  • e-Fatura ve e-Defter uygulaması zorunluluğu SGK ile sözleşme yapmayan yeni eczaneleri kapsamaz. Eczanenin açıldığı yılda 5.000.000 TL gayrisafi hasılata ulaşmayanlar için yükümlülük yoktur.
  • Eczanenizi yeni açsanız dahi eğer SGK sözleşmesi yaparsanız kazanç limitine bakılmaksızın dijital dönüşüme katılım zorunludur.

Eczacılar için e-Defter Zorunluluğu

Eczaneler için 2023 yılının Nisan ayında e-Defter uygulaması bildirimlerinin başlaması planlanmıştır. Vereseli olan eczaneler hariç tüm eczanelerde mali mühür olmadan sadece e-İmza ile online şekilde başvurular yapılır.

Mali mühür edinmek zorunlu olmasa da eczanelere zaman kazandırır. e-Defter üzerinden berat imzalamak, göndermek için kolaylık yaratır. e-İmza verebilmek için muhasebeci ile aynı ortamda olmak yerine uzaktan işlerin yürümesini sağlayan mali mühür kullanmak daha avantajlıdır.

e-Defter arızaları söz konusu olduğunda işlerin aksamadan yürümesi ve beratların sorunsuz gönderilmesi için isteğe bağlı zaman damgası edinebilirsiniz. kamusm.bilgem.tubitak.gov.tr adresi üzerinden zaman damgası alarak sistemsel aksiliklere karşı önlem almanız mümkündür.

e-Defter uygulamasına geçiş yapan eczanelerin sonraki süreçte yevmiye defteri ve defteri kebir noter tasdiki yaptırmasına gerek yoktur. Defter elektronik ortamda tutulduğu için noter tasdiki ihtiyacı ortadan kalkar. e-Defter geçişini tamamlayan eczanelerin envanter defteri noter tasdiki uygulaması ise devam eder.

Dijitale geçiş yapan eczanelerin kayıtlarından itibaren fiziki deftere tuttukları hiçbir veri ise kabul edilmez. Bu nedenle tüm bilgilerin eksiksiz ve hatasız e-Deftere kaydedilmesi gerekir. Aksi takdirde cezai işlem uygulanır.

e-Defter dosyaları ve ilişkili berat dosyalarının muhafaza edilmesi yükümlülüğü farklı koşullarda devam eder. e-Defter verilerinin internet ortamında en az 10 yıl boyunca muhafaza edilmesi gerekir. Bizim Hesap online muhasebe uygulamalarında sunulan 10 yıllık arşiv imkanı ile verilerinizi kolaylıkla saklayabilirsiniz.

Eczacılar e-Deftere Nasıl Geçiş Yapabilir?

e-Defter geçişi yaparken eczacıların iki farklı seçeneği olur. İlk seçenek e-imza ve gerekliyse mali mühür temin ederek online başvuru yapmaktır. e-Defter başvuru adresi ile internetten işlemleri yapmanız mümkündür.

e-Deftere geçiş için ikinci seçenek ise entegratör firma aracılığını kullanmaktır. e-Fatura geçişinde tercih ettiğiniz entegratör aracılığı ile e-Defter başvurusu yapabilirsiniz. Bizim Hesap e-Fatura ve e-Defter uygulamalarında yardımcı faaliyet gösteren, dijital dönüşüm odaklı bir entegratör firmadır.

Başvuruyu kendi başınıza yapmak isterseniz sırasıyla şu adımları takip edebilirsiniz;

  • Başlangıçta Java 32 bit sürümü yüklenmiş bilgisayar, e-imza ve mali mühür gibi unsurlar temin edilir.
  • Muhasebeciniz tarafından kullanılan “uyumlu yazılım e-Defter” programını öğrenmelisiniz.
  • Başvuru adımında sizden istenen doğrulamaları yaparak, gerekli formları doldurmalısınız. Bu süreçte kullanılan e-Defter programı, kişisel veriler, firma verileri gibi detaylar istenir.
  • e-Defter Başvuru Formu ve Taahhütnamesi doldurulduktan sonra e-imza / mali mühür ile onaylama yapılır.
  • Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından incelenerek onaylanan başvuru sonucunda e-Defter hesabı aktif hale gelir.
  • Başvuru sonucu e-posta ya da edefter.gov.tr adresinden kontrol edilebilir.

Eczacılar için e-Fatura Zorunluluğu

Kağıt masrafı, kargolama ve baskı gibi maliyetleri ortadan kaldırarak kayıt dışı ekonomiyi önleyen e-Fatura birçok işletme için zorunludur. Eczaneler de bu kapsam içerisinde yer alır. e-Fatura zorunluluğu olmayan eczaneler de sistemin avantajları nedeniyle gönüllü olarak geçiş yapar.

Eczacılar Nasıl e-Fatura Kesebilir?

Eczanenin e-Faturaya geçişi tamamlandıktan sonra iki farklı şekilde belge düzenleme imkanı olur. Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura Portalı üzerinden elektronik olarak e-Fatura düzenlenebilir. İkinci seçenek ise e-Fatura geçişinin yapıldığı özel entegratör firma aracılığıyla fatura kesmektir.

Aynı anda hem GİB üzerinden hem de entegratör firma üzerinden fatura düzenlemek mümkün değildir. Bu sebeple daha çok güvendiğiniz yöntemi başlangıçta seçebilir, memnun kalmazsanız talep üzerine yöntem değişikliğine gidebilirsiniz.

Örneğin, GİB portalı üzerinden fatura düzenlemeye başladıysanız fakat zahmetli ya da yetersiz geldiyse sonra Bizim Hesap entegratörlüğüne geçebilirsiniz. Bizim Hesap uygulamalarını deneyip memnun kalmadığınız sürece de aynı şekilde istediğiniz zaman ayrılma şansınız olur.

Eczacılar e-Faturaya Nasıl Geçiş Yapabilir?

Eczacıların e-Fatura kullanmaya başlamak için üç farklı seçeneği olur. Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı, entegrasyon ve özel entegrasyon hizmetleri ile e-Fatura kullanıcısı olabilirsiniz. Bizim Hesap gibi özel entegratörlerin bu aşamada en büyük avantajı süreci hızlandırmaktır.

e-Fatura geçişini internet sitesi üzerinden kendiniz de başvuru ile yapabilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura Portalı ile elektronik fatura oluşturmanız da mümkündür. e-Fatura Portalı üzerinden başvuru için aşağıdaki adımlar izlenir:

  • GİB e-Fatura Portalı’nda yer alan form üzerinde; vergi kimlik numarası, TC kimlik numarası, uygulamadan yararlanma yöntemi, iş ve adres bilgilerine ek olarak şirket sorumlusu bilgileri girilir.
  • Uygulamadan yararlanma yöntemi portal, entegrasyon ve özel entegrasyon seçeneklerinden biridir.
  • Mali mühür kullanılarak giriş yapılacaksa bile öncelikle * ile işaretli zorunlu alanlar doldurulmalıdır.
  • Sisteme giriş yaptıktan sonra e-fatura başvuru adımlarını izleyerek kaydı tamamlayabilirsiniz.

e-Fatura geçişi Bizim Hesap gibi özel entegratörler tarafından da sağlanan bir hizmettir. Fazlaca avantaj sunması ve güvenli olması nedeniyle birçok eczane cüzi ücretler ile entegratörlerle çalışmayı tercih eder.

Entegratörlerin e-Fatura geçişinde sunduğu en büyük avantaj hızlı, sorunsuz ve kolay bir şekilde dijital dönüşümün tamamlanmasıdır. Bizim Hesap online muhasebe programlarının anlaşılabilir kullanıcı dostu arayüzü ile tüm işlerinizi tek bir hesaptan yönetebilirsiniz.

Bizim Hesap’la tanıştığınız zaman hızlı bir şekilde e-Fatura geçişi yapabilir, e-Defter sürecinde destek alabilir ve diğer ön muhasebe programları ile tüm işleri tek panelden yürütebilirsiniz. Anahtar teslim e-Fatura, 10 yıl belge saklama arşivi, güvenli veri bağlantısı ve sorularınız için her daim profesyonel yardım imkanı ile tüm süreç hızla tamamlanır.

e-imza başvurusu yapmanıza gerek kalmadan sadece e-Fatura talebi ile süreci başlatarak birçok evrak işinden kurtulabilirsiniz. Şimdi Bizim Hesap ile iletişime geçerek en iyi hizmeti, avantajlı fiyatlara alabilirsiniz.

Hemen Tanışalım

BizimHesap ile şirketinizin Ön Muhasebe, e-Fatura, e-Arşiv ve tüm e-Ticaret operasyonunu tek platform üzerinden verimli bir şekilde yönetebilirsiniz.