e-Fatura başvuru işlemleri, son zamanlarda pek çok şirket tarafından yapılıyor. Bunun temel nedeni, e-faturanın dijitalleşen dünyada ilgileri üzerine çekmesidir. Alım ya da satım işlemleri sonrasında elde edilen fatura belgelerinin dijital ortamdaki versiyonu olan e-fatura, birçok açıdan son derece avantajlıdır. Genel olarak kâğıt masrafının minimize edilmesini sağlar. Bunun yanı sıra işlemlerin çok daha hızlı ve kolay bir şekilde tamamlanmasına katkıda bulunur. Bu nedenle e-faturaya olan ilginin artış gösterdiğini belirtmek mümkündür. e-fatura başvuru süreci kapsamlı olmakla birlikte her adımın sistemli bir şekilde tamamlanması, süreç içinde ortaya çıkabilecek sorunların azaltılmasına katkıda bulunur. Peki e-fatura başvuru işlemleri nasıl yapılır? Başvuru yapmadan önce bilinmesi gerekenler nelerdir?
e-Faturaya Neden Geçiş Yapmalısınız?
e-Fatura; zamandan tasarruf, hata riskinin minimize edilmesi, çevre dostu bir kullanım başta olmak üzere pek çok konuda avantaj sağladığından e-faturaya geçiş yapılabilir. Öncelikli olarak e-Fatura işlemleri çok daha hızlı bir şekilde gerçekleştirilir. Bunun yanı sıra manuel işlemlerde hata riski mevcuttur. Fakat e-faturada hata riski oldukça azdır. Bu ise güvenilir işlem yapılabilmesine olanak tanır.
Kâğıt kullanımını azaltan e-fatura, çevre dostu bir kullanım sunar. Çoğunlukla bulut tabanlı sistemlere sahip olan e-faturalara erişim son derece kolaydır. Bu ve bunun gibi avantajların her biri, e-Faturalara geçiş için önemli sebepler arasında yer alır. Bu nedenle e-fatura başvuru sürecini başlatmanız, çeşitli avantajlardan yararlanmanız anlamına gelebilir.
e-Fatura Başvurusu Yapmadan Önce Bilinmesi Gerekenler Nelerdir?
e-Fatura başvuru işlemleri öncesinde bilinmesi gereken pek çok husus mevcuttur. Bu hususlar genel hatlarıyla aşağıdaki gibi sıralanabilir:
- Faturanızın türüne göre farklı formatlarda e-fatura düzenlenebilir. Bu nedenle fatura türü hakkında bilgi edinin.
- e-Faturanın düzenlenmesi ve gönderilebilmesi için gerekli olan fatura programı ve elektronik imza başta olmak üzere teknik altyapıya dahil olan unsurlar ile ilgili daha fazla bilgi sahibi olun.
- e-Fatura düzenleme ve gönderme işlemleriyle ilgili personellerinizi eğitin.
- Başvuru işlemleri öncesinde hangi belgeleri temin etmeniz gerektiği hakkında bilgi edinin.
- Temel e-fatura ve ticari e-fatura arasında çeşitli farklılıklar bulunur. Temel e-fatura, elektronik fatura sisteminde kullanılır. Bunun yanı sıra ticari e-fatura, daha çok ticari işlemlerde; alıcı ve satıcı arasında bir güven oluşturmak amacıyla tercih edilir.
e-Fatura başvuru işlemleri öncesinde bilmeniz gereken her bir husus, işlemlerin çok daha profesyonel bir şekilde tamamlanmasını sağlar.
e-Fatura Başvurusu için Gereken Belgeler Nelerdir?
e-Fatura başvuru işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için çeşitli belgeleri temin etmeniz gerekir. Bu belgeler, tüzel ve gerçek kişiler için farklılık gösterebilir. Fakat genel olarak talep edilen belgeler şu şekildedir:
- Şirket yetkilisinin imza sirkülerinin noter tarafından onaylanmış örneği
- Gerekli başvuru formu ve taahhütname
- Şirket kuruluş sözleşmesini içermekte olan Ticaret Sicil Gazetesi’nin noter tarafından onaylanan nüshası
- Elektronik mali mühür sertifika sahibinin taahhütnamesi
- Uygulamaya dahil olacak kişilerin BİS raporu
Bu belgelerin temin edilmesi sonrasında başvuru işlemleri yapılabilir.
Tüzel Kişiler için Gerekli Belgeler
Tüzel kişiler için e-fatura başvuru işlemlerinde çeşitli belgeler talep edilir. Bu belgeler;
- Uygulama için başvuru formu ve taahhütname,
- Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış noter onaylı imza sirküleri örneği,
- Elektronik mali mühür sertifika sahibinin taahhütnamesi,
- Şirketin kuruluş sözleşmesini barındıran Ticaret Sicil Gazetesi’nin noter tarafından onaylanan nüshası,
- MERSİS kayıt belgesi,
- Vergi Dairesi kayıt belgesi şeklinde sıralanabilir.
Başvuru sırasında işlemlerin aksamaması adına, talep edilen belgelerin eksiksiz bir şekilde temin edilmiş olması oldukça önemlidir.
Gerçek Kişiler için Zorunlu Belgeler
e-Fatura başvuru süreci ile ilgili önemli olan belge talebi, gerçek kişiler için farklılık gösterebilir. Gerçek kişilerden istenilen belgeler genel hatlarıyla şu şekilde sıralanabilir:
- Başvuru formu ve taahhütnamesi
- Kişinin kimlik belgesi
- Mali mühür sertifikası
- Vergi levhası
- Yetki belgesi
- Gerçek kişinin serbest meslek sahibi olması durumunda meslek kuruluşuna kayıt belgesi
- Gerçek kişinin tüccar olması durumunda Ticaret Sicil Gazetesi fotokopisi
Bu tür belgeler, e-fatura başvuru sürecinde talep edildiği için müracaat öncesinde her birinin temin edilmiş olması gerekir.
Adım Adım e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-Fatura başvuru işlemleri, birbiriyle ilintili çeşitli adımlar dahilinde gerçekleştirilebilir. Bu adımların her biri, başvuru işlemlerinin sorunsuz bir şekilde tamamlanmasını sağlar. Başvuru işlemlerinin farklı yöntemler kullanılarak gerçekleştirilmesi mümkündür. Bu yöntemlerden en dikkat çekeni, Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden yapılan başvurulardır.
e-Fatura başvuru işlemleri, genel olarak şu adımlar üzerinden gerçekleştirilir:
- Sisteme tanımlamak için mali mühür başvurusunda bulunun.
- Mali mühür kurulumunu gerçekleştirin.
- GİB üzerinden e-fatura başvurusunu gerçekleştirin.
Belirtilen adımların her biri, başvurunun tamamlanması adına oldukça önemlidir. Ayrıca sıklıkla karıştırılan e-fatura ve e-arşiv fatura başvuru işlemleri de birtakım farklılıklar dahilinde gerçekleştirilebilir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından başvuru işlemlerinin yapılabileceğini belirtmek mümkündür. E-arşiv fatura başvuru süreci kapsamında her adımın titizlikle gerçekleştirilmesi son derece önemlidir.
Sisteme Tanımlamak için Mali Mühür Başvurusunda Bulunun
e-Fatura başvuru adımlarından ilki, sisteme tanımlamak adına mali mühür edinmektir. Bunun için mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go adresine gitmelisiniz. Talep edilen hizmet için istenilen ücreti ödemelisiniz. Bundan sonra, sertifika üretim sürecinin başlandığını belirtmek mümkündür.
Mali Mühür Kurulumunu Gerçekleştirin
e-Fatura başvuru adımlarından bir diğeri olan mali mühür kurulumunu gerçekleştirebilmek için aşağıdaki gibi sıralanabilen adımları takip edebilirsiniz:
- Size gönderilen AKIS akıllı kartta yer alan mali mühür elektronik sertifikanın yüklenmiş olduğu çipli parçayı, işaretli yerlerinden çıkarın.
- Çıkarılan çipli parçayı gemalto tipi kart okuyucuya yerleştirin.
- Kart okuyucuyu bir USB aracılığıyla bilgisayara bağlayın.
- Kamu SM web sitesi üzerinden “mali mühür yazılımı” indirin.
- Kurulum esnasında daha önceden kart okuyucuya takılmış olan çipli parça algılanır. Bu ise gerekli sertifikaların yüklenmesi anlamına gelir.
- Yazılımın açıldığı ilk an, sizden istenen 6 haneli pin kodunu girin.
- Pin kodu sonrasında, size verilen PUK kodunu girin.
- Yazılımda yer alan “aktivasyon” butonuna tıklayarak e-devlet üzerinden sisteme giriş işlemlerinizi gerçekleştirin.
- Ekrandaki talimatları takip etmeniz durumunda aktivasyonun tamamlandığını görebilirsiniz.
Belirtilen adımların her biri, mali mühür kurulumu adına bir hayli önemlidir.
GİB Üzerinden e-Fatura Başvurusunda Bulunun
GİB, e-fatura başvuru süreci için son aşamadır. Bu nedenle son aşamayı da tamamlamanız son derece önemlidir. GİB’e giriş yaparak “e-fatura canlı ortam başvuru” sayfasını açın. Burada mükellef ve şirket sorumlusu bilgileri gibi alanlarda istenilen bilgileri eksiksiz bir şekilde doldurmalısınız. e-fatura mükellefi kimse onun bilgileri ve şirket bilgilerinin ayrı ayrı girilmesi son derece önemlidir.
Formu doldururken size 3 farklı “yararlanma yöntemi” çıkacaktır. Portal yöntemi, GİB e-fatura portalı üzerinden faturalarınızı ücretsiz ve manuel oluşturabileceğiniz anlamına gelir. Bunun yanı sıra bir diğer yöntem entegrasyondur. Kendilerine ait bilgi işlem sisteminin başkanlığın sistemine entegrasyonu anlamına gelir. Bir diğeri ise özel entegrasyondur. Başkanlıktan özel entegrasyon izni alan kurumları tercih etmeniz halinde, üçüncü seçeneği kullanmanız gerekir.
Başvurunuzu tamamladıktan sonra e-fatura başvuru sorgulama efatura.gov.tr üzerinden gerçekleştirilebilir. Bu alandan, e-fatura başvuru işlemlerinin sonuçlanıp sonuçlanmadığını öğrenebilir; e-faturayı kullanma durumunuz hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.
e-Faturaya Geçiş Sürecinizi Bizim Hesap ile Kolay ve Hızlı Hale Getirin
e-Faturaya geçiş süreci, her bir adımın takip edilmesi ile kolaylaştırılabilir. Birçok işletme açısından son derece önemli olan e-fatura, planlı şekilde başvuru işlemlerinin gerçekleştirilmesi ile kullanılabilir hale gelir. Bu nedenle e fatura başvuru işlemleriniz için profesyonel destek almanız faydalı olabilir. Siz de e-fatura kesme işlemlerine başlamak istiyorsanız, Bizim Hesap uzman desteğini talep edebilirsiniz.
En kolay online muhasebe programı olan Bizim Hesap, e-fatura başvuru işlemleri sırasında doğru adımlar atmanızı sağlar. Aynı zamanda e-fatura işlemlerinizi profesyonel bir şekilde yürütmenize katkıda bulunan Bizim Hesap, sizlere sınırsız destek hizmeti sunar. Bu sayede aklınıza takılan herhangi bir konu olması halinde yetkili isimlerle iletişim kurabilir, sorunun çözülmesini sağlayabilirsiniz.